Архивная справка это

Полезная информация по вопросу: "Архивная справка это" от профессиональных юристов. Если будут вопросы - обращайтесь к дежурному специалисту.

Исполнение запросов: архивная выписка и архивная копия

В процессе исполнения запроса в архивах организаций наиболее часто используют для подготовки ответа – архивную справку. На сайте есть ее примеры и подробно рассмотрены нюансы ее составления. Одним словом – изучаем. Но также есть возможность подготовки информации на запрос в виде архивной выписки. Данная форма также применяется довольно часто.

Как оформить архивную выписку

Для оформления потребуется официальный бланк организации, указывают название документа «Архивная выписка». В выписку включают только часть текста оригинала документа по интересующему запросу, а также потребуется привести архивный шифр и номера листов (как показано ниже в образце) единицы хранения, которые послужили основанием для ее составления.

В архивной выписке необходимо полностью воспроизвести реквизиты бланка архивного документа-основания (включая дату и номер). В примере показано, как работник архива ГУ«НМЦ «Вздорница» (например, на основании личного дела) может сделать выписку в отношении Травинкиной М.В., некогда награжденной администрацией.

Образец архивной выписки

Государственное учреждение «Научно-методический центр «Вздорница»
(ГУ «НМЦ «Вздорница»)
ул. Канунникова, 92, г. Самара, 000000
Телефон: (000) 888-00-00; Факс: (000) 888-00-00; http://site.ru
ОКПО …, ОГРН …, ИНН/КПП …

[3]

Администрация Поддубенского района
Самарской области
ПРИКАЗ
18 июня 2012 г. № 485-к
г. Поддубенск

О награждении работников культуры
в связи с празднованием Дня работника культуры

В связи с профессиональным праздником – Дня работника культуры, а также за многолетний подвижнический труд
ПРИКАЗЫВАЮ:

2. Наградить Почетной грамотой Администрации Поддубенского района Самарской области

Травинкину Марианну Леопольдовну – ведущего методиста ГУ «Научно-методический центр «Вздорница»

Глава администрации Р.Н. Удочкин

Основание: ф. 172, оп. 6, д. 34, л. 121-123.

Верно
Специалист-эксперт Н.В. Симакова
30.10.2014
. Печать

Также есть возможность подготовки выписки из архивного документа. В этом случае от предыдущего примера будет отличаться только оформление начальной части: следует добавить слово «выписка», а реквизиты бланка своей организации здесь не нужны. Так, в приведенном примере вместо названия документа «ПРИКАЗ» указано «ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА».

Пример выписки из архивного документа

Администрация Поддубенского района
Самарской области

ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА

18 июня 2012 г. № 485-к
г. Поддубенск

(далее все по тексту как в предыдущем примере)

При наличии преамбулы (обычно она присутствует) в начале документа-оригинала (т.е. все слова до «ПРИКАЗЫВАЮ:») воспроизводят полностью.

Обратите внимание, что информация приводится только на конкретного человека согласно запросу. Нельзя в нее включать сведения на иных лиц, упомянутых в архивных документах!

Допускается пропуски в тексте обозначать многоточием. При наличии неточностей, невозможности прочтения текста подлинника в архивной выписке делают соответствующую отметку. Например, «Так в тексте оригинала».

Для оформления реквизита подписи указывают ФИО подписавшего документ и его должность. Естественно, что личная подпись – отсутствует.

Архивную выписку требуется заверить, это может сделать работник архива. Как заверять документы (в том числе многостраничные документы) – подробнее на данную тему посмотрите по ссылке. Обычно для вручения заявителю необходимо составить сопроводительное письмо.

Как сделать архивную копию

Архивная копия уже дословно (целиком) повторяет текст документа-оригинала (например, выполненная копия при помощи копировального аппарата). Она может быть на нескольких листах, тогда их прошивают или заверяют каждый лист отдельно (порядок заверения аналогичный).

Думаю, что образец архивной копии не имеет смысла воспроизводить здесь. Нашли нужный документ, да и скопировали его. Но на обороте копии необходимо указать архивный шифр и номера листов единиц хранения архивного документа (смотрите выше образец архивной выписки – «Основание»). Для направления адресату также составляют сопроводительное письмо.

В целях сохранения конфиденциальности допускается подготовить архивную копию, если оригинал документа:

  • включает сведения исключительно о лице, на которое сделан запрос (например, копия приказа о награждении некого гражданина);
  • касается конкретной организации (например, копия устава организации).

Во всех иных случаях для подготовки информации на запрос целесообразно составить архивную справку или архивную выписку.

Архивная справка о заработной плате

Зачем требуется архивная справка о подтверждении трудового стажа, образец документа

  • записи в трудовой книжке содержат помарки и исправления;
  • записи не заверены печатью;
  • записи или оттиски печати написаны неразборчиво или нечитаемые;
  • записи о работе отсутствуют в трудовой книжке;
  • другие вопросы, которые возникают у работников ПФР при оформлении пенсии. Например, при оформлении льготных пенсий из стажа, дающего на это право, могут исключаться отдельные периоды, которые не отражаются в трудовой книжке (отпуска без сохранения оплаты и декретные отпуска).

На фото представлена архивная справка о подтверждении трудового стажа (образец)

  1. Гражданином, занятым ранее по трудовому договору, лично.
  2. На основании определения суда, выданному по ходатайству участника судебного процесса по восстановлению трудового стажа или назначения пенсии.
  3. Юридическим лицом касаемо сотрудника.

Запрос о трудовом стаже от юридического лица (образец)

Составление запроса в архив на подтверждение трудового стажа: образец бланка и пример заполненного документа

Работодатели часто неправильно заполняют трудовую книжку и прочие документы, которые могут пригодиться при оформлении пенсии. Но если какие-то данные утеряны либо неправильно заполнены, не стоит огорчаться. Для таких ситуаций созданы государственные архивы, в которые можно сделать запрос на подтверждение трудового стажа. Запрос содержит различные данные о заявителе и помогает архивным служащим уточнить недостающую информацию.

Государственный архив предоставляет данные, которые подтверждают трудовую деятельность, именуемые Иными. Гл. 4 ст. 26 Постановления правительства РФ «Об утверждении Правил подсчета и подтверждения стажа для установления пенсий». В форме запроса основную часть составляет заявление. Это отдельная графа, которая содержит информацию о предприятии и самом заявителе. Оно содержит следующие данные:

Архивная справка – образец составления

В архиве в процессе составления справки не нужно производить расчет общей суммы за год, среднемесячного или среднегодового дохода, делать поправку на инфляцию и т.п. Фактически что требуется – это просто перенести данные из оригинала в современный документ.

Если документы о зарплате отсутствуют, то для составления справки можно использовать штатное расписание. Действуя таким образом, можно установить должностной оклад за определенный период. Изучением приказов по основной деятельности и приказов по личному составу можно установить наличие иных выплат за интересующий заявителя период.

Образец архивной справки

Чаще всего работники начинают беспокоиться о подтверждении трудового стажа перед выходом на пенсию или для получения звания «Ветеран труда» — в этих случаях они должны найти своих прежних работодателей и получить документальное подтверждение у них. Нередко такой поиск превращается в детектив: ведь многие организации, существовавшие в 1990-2000-е годы, давно закрылись. Где и как их искать — однозначных рецептов нет, а подсказки могут быть такие.

  1. В поисковой системе в Интернете в строке поиска точно ввести то название организации, которое указано в трудовой книжке. Если организация нашлась — обращаться в отдел кадров.
  2. Если таким образом организацию найти не удалось — поискать в ведомственных архивах (чаще всего они есть в таких отраслях, как строительство, энергетика, транспорт, сфера культуры).
  3. Также можно обратиться в городской архив, причем как напрямую, так и через Центры госуслуг (МФЦ).
Читайте так же:  Написание кассационной жалобы

Архивная справка: образец

В связи с тем, что в архивах хранится довольно разнообразная информация, выдача архивных справок происходит большому числу пользователей. К ним относятся юридические и физические лица, бывшие работники предприятий, правоохранительные и налоговые органы, пенсионные фонды, страховые агентства и простые граждане.

Заполнение архивного документа происходит на основании подлинников или заверенных копий. Архивная справка обязана содержать точную информацию об использованных документах, а сведения должны быть изложены в хронологическом порядке. Все наименования, упоминаемые в справке, прописываются в развёрнутом виде, а выдержки из оригинала заключаются в кавычки. Если в процессе заполнения документа были найдены расхождения, то они переносятся в справку в том виде, в каком они значатся в оригинале. Правильно заполненная справка имеет полную юридическую силу и может быть представлена в виде доказательства в суде.

Архивная справка

  • ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения;
  • Методические рекомендации по исполнению запросов социально-правового характера, утвержденные Росархивом;
  • Основные Правила работы архивов организаций — одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

Некоторые органы, ведомства или крупные архивы разрабатывают форму заявления на выдачу информации, поэтому пользователям это облегчает заполнение и, соответственно, доступ к информации. Форму подтверждения получения запроса также ведомства и архивы определяют самостоятельно.

Организуем исполнение запросов в архиве

Для подтверждения стажа работы бывает достаточно сделать копию (копии) соответствующих приказов по личному составу. Для подтверждения заработной платы обращаются к лицевым счетам по заработной плате, при их отсутствии – к расчетно-платежным ведомостям на выдачу заработной платы и других выплат.

Далее ответственный исполнитель проверяет наличие всех необходимых сведений в запросе: Ф.И.О., адреса для ответа, подписи заявителя, оценивает полноту запрашиваемой информации. Если в запросе не содержится необходимой информации, заявителю направляется ответ с просьбой дополнительно указать соответствующие сведения.

Архивная справка для чего нужна

Зачем требуется архивная справка о подтверждении трудового стажа, образец документа

  1. Гражданином, занятым ранее по трудовому договору, лично.
  2. На основании определения суда, выданному по ходатайству участника судебного процесса по восстановлению трудового стажа или назначения пенсии.
  3. Юридическим лицом касаемо сотрудника.

Запрос о трудовом стаже от юридического лица (образец)

  • записи в трудовой книжке содержат помарки и исправления;
  • записи не заверены печатью;
  • записи или оттиски печати написаны неразборчиво или нечитаемые;
  • записи о работе отсутствуют в трудовой книжке;
  • другие вопросы, которые возникают у работников ПФР при оформлении пенсии. Например, при оформлении льготных пенсий из стажа, дающего на это право, могут исключаться отдельные периоды, которые не отражаются в трудовой книжке (отпуска без сохранения оплаты и декретные отпуска).

На фото представлена архивная справка о подтверждении трудового стажа (образец)

Архивная справка: образец

Заполнение архивного документа происходит на основании подлинников или заверенных копий. Архивная справка обязана содержать точную информацию об использованных документах, а сведения должны быть изложены в хронологическом порядке. Все наименования, упоминаемые в справке, прописываются в развёрнутом виде, а выдержки из оригинала заключаются в кавычки. Если в процессе заполнения документа были найдены расхождения, то они переносятся в справку в том виде, в каком они значатся в оригинале. Правильно заполненная справка имеет полную юридическую силу и может быть представлена в виде доказательства в суде.

Такой документ может быть востребован в момент подачи документов на приватизацию или при доказательстве наследственных прав. В случае купли-продажи недвижимости архивная справка №9 в настоящее время не требуется. Для получения формы №9 придётся обратиться в паспортный стол по месту регистрации и предъявить там паспорт и свидетельство о собственности на помещение.

В каких случаях нужна справка по форме 9

  • Собственно владелец квартиры (даже если он в ней не прописан). Он может получить архивный вариант справки за весь период, пока является обладателем жилья. Для более ранней версии придется разыскать прежних собственников.
  • Лицо, имеющее регистрацию по данному адресу (в справке содержаться сведения только за период регистрации).
  • Родитель, опекун или попечитель ребенка, который является собственником жилого помещения или же проживает в нем.
  • Поверенный гражданина, который относиться к любой из трех вышеперечисленных категорий.
  • При оформлении наследства. Часто наследник не обращается к нотариусу, который заверял завещание. И вступает во владение квартирой усопшего фактически – то есть не оформляет его документально, а просто продолжает пользоваться жильем. Чтобы доказать свои права на жилье, ему нужно будет предоставить подтверждение, что на момент смерти завещателя он проживал вместе с ним. Тут-то и поможет выдача справки.
  • При имущественных конфликтах, когда требуется доказать, что лицо, вернувшееся из мест лишения свободы, проживало ранее в квартире или доме, которое является предметом спора.
  • При приватизации. Архивная справка в этом случае нужна, чтобы доказать, что претендент на приватизацию жилья раньше не пользовался этим правом. Документ по форме 9 запрашивается со всех предыдущих мест жительства заявителя.

Для чего нужна архивная справка

Архивная справка – это специальный документ, включающий в себя наименование, сведения о предмете запроса, номер дела или шифр, номер листов документов дела, подпись руководителя архива или подраздела предприятия, в состав которого он входит. Вся информация излагается в строгой хронологии. Личные выводы или комментарии исполнителя по содержанию не допускаются.

Это документ, имеющий юридическую силу и составленный в соответствии с законом, а именно: на бланке конкретной организации (государственной или коммерческой) и в установленном порядке. Коммерческие предприятия могут выдавать подобные справки только, если имеют свой архивный подраздел, функционирующий на законных основаниях. В противном случае они не действительны.

Справка о регистрации по месту жительства, формы 9 и 12 и их получение

Взять документ с информацией о регистрации, можно лично обратившись в один из указанных органов, предоставив специалисту, все необходимые документы. Выдача справки осуществляется и представителям собственника. В этом случае необходимо заранее подготовить доверенность, которая будет заверена в установленном порядке.

Главное отличие справки о регистрации формы № 9 и формы № 12 заключается в том, что форма 12, содержит в себе информацию о прописанных в квартире или другом жилом помещении, за весь период существования конкретного жилого помещения. Справка же № 9 отражает информацию о зарегистрированных лицах только за период проживания собственника помещения.

Архивная справка

архивная справка — Официальный документ, имеющий юридическую силу и содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов. [ГОСТ Р 51141 98] Тематики делопроизводство и архивное дело Обобщающие термины научно информационная… … Справочник технического переводчика

архивная справка — 138 архивная справка: Официальный документ, имеющий юридическую силу и содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов Источник: ГОСТ Р 51141 98: Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

Архивная справка

Для того чтобы получить такую информацию, необходимо обратиться с письменным заявлением, которое подписывается лично, либо по надлежаще оформленной доверенности. Запрос на получение информации можно направить почтовой связью. Срок выдачи такой справки – три рабочих дня с момента, как страхователь получил заявление (п. 3 Приказа № 182н). Изготавливается она на бланке организации, подписывается единоличным исполнительным органом, регистрируется, подпись скрепляется печатью, в содержательной части делаются ссылки на реквизиты архивных документов.

Читайте так же:  Расценки на межевание земельных участков

Бывают ситуации, когда необходимо подтвердить документально уровень дохода в тот или иной период своей трудовой деятельности. Если никаких доказательств нет на руках, то запрашивается архивная справка о зарплате. В ней содержится информация о начисленной заработной плате в запрашиваемые периоды времени. Если организация еще существует, то документ со сведениями выдает она, руководствуясь Приказом Минтруда России от 30.04.2013 № 182н.

Что такое архивная справка о регистрации по месту жительства и как ее получить

Для осуществления различных операций, связанных с объектами недвижимого имущества, потребуется архивная справка о регистрации по месту жительства по установленной форме №9. Данный документ включает в себя всю актуальную информацию обо всех проживавших в помещении лицах с момента сдачи всего здания в эксплуатацию.

Стоит отметить, что иногда случаются ситуации, связанные в первую очередь с покупкой недвижимости, когда требуется форма №9, но не обычная, а архивная справка о регистрации по месту жительства. Необходимость обуславливается получением полной информации обо всех зарегистрированных гражданах за отдельный временной промежуток или за всю историю существования здания.

Для чего нужна и как получить архивную справку формы 9

Другие лица, в том числе сотрудники риелторских агентств, не имеют права на получение справки по форме 9 (за исключением случаев, когда они действуют от имени жильцов по доверенности), так как сведения, содержащиеся в этом документе, охраняются законом «О персональных данных».

Во-вторых, справка о регистрации формы 9 за прошедшее время может пригодиться для оформления наследственных прав. Если наследник в установленный срок не обратился к нотариусу для вступления в наследство, ему придется доказывать, что он принял наследство фактически. При этом совместное проживание наследника с наследодателем на день открытия наследства будет одним из доказательств фактического вступления во владение наследственным имуществом. Для подтверждения совместного проживания как раз и понадобится справка о регистрации (архивная).

Где взять архивную справку о потверждении факту проживания в 1965 году новочеркааске

Как получить Чтобы получить справку с места жительства, необходимо обратиться в учреждения государственной регистрации по месту прописки лично либо через доверенное лицо. Кроме того, чтобы все усилия не были напрасны, перед выездом за границу нужно узнать есть ли у вас запрет на выезд, в этом поможет проверенный сервис невылет.рф, который предоставит вам информацию о наличии задолженности по кредитам, штрафам, алиментам, услугам ЖКХ и прочему, а также оценит вероятность запрета вылета за границу.Запросить выдачу документа можно и посредством заказного письма, отправленного почтой.

Справка о работе (архивная), содержащая сведения о трудовом стаже, выдаётся при условии сообщения максимально точных сведений о месте работы заявителя. Также в этом случае нужно указать должность и период работы.
При смене фамилии нужно обязательно написать в запросе прежние инициалы. Запрашиваемая информация из архива должна быть предоставлена в течение 30 дней со дня регистрации запроса.

Архивная справка — это

архивная справка — документ архива, составленный на бланке архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена ;

Источник: «Методические рекомендации по исполнению запросов социально-правового характера» (утв. Росархивом)

Архивная справка — документ, содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов, на основании которых она составлена

Источник: «Основные Правила работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002)

138 АРХИВНАЯ СПРАВКА: Официальный документ, имеющий юридическую силу и содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов

Источник: «ГОСТ Р 51141-98. Государственный стандарт Российской Федерации. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 № 28)

Оформление и составление справок по запросам граждан

«Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2008, N 3

Оформление и составление справок по запросам граждан

В последние годы резко возросло количество запросов в архивные учреждения и организации, связанные с выдачей архивных справок, копий, выписок из архивных документов о деятельности организаций и должностных лиц. Информация по запросам организаций и граждан выдается в форме архивной справки, архивной копии и архивной выписки.

Справка — это документ, содержащий описания и подтверждения тех или иных фактов или событий, в том числе биографического или служебного характера, и в отличие от докладных записок не требует принятия каких-либо действий от руководителя.

В зависимости от целей издания различают:

Аналитические справки содержат информацию по вопросу или проблеме, требующей решения. Обычно аналитические справки имеют значительный объем текста (до 3 страниц). Текст аналитической справки состоит из трех частей. В первой части излагается основание составления, во второй — анализ ситуации или вопроса, в третьей — выводы и предложения.

Отчетные справки содержат обобщающие итоговые сведения о результатах деятельности, поэтому заголовок отчетной справки включает указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения, например: Справка об объеме документооборота предприятия в 2006 г.

Справки информационного характера составляются с целью информировать руководство о положении дел и могут иметь, например, следующий заголовок: Справка о ходе выполнения работ по договору с ОАО «Эльбрус». Они составляются по запросу и представляются в установленные сроки.

Текст информационной, отчетной справки может быть оформлен в виде таблицы, включать разделы и подразделы.

Внешние справки оформляются на бланке организации, подписываются руководителем организации и содержат следующие реквизиты:

Видео (кликните для воспроизведения).

— название вида документа (Справка);

— отметка об исполнителе.

Пример оформления справки с места работы

│Общество с ограниченной │

│Донская ул., д. 6., Москва, 117418 │

│ 21.12.2007 N 02/116 │

│ Иванов Александр Владимирович старшим менеджером отдела сбыта │

│ (фамилия, имя, отчество) (наименование должности, │

│в Обществе с ограниченной ответственностью «Луна» │

│Выдана для представления в _____________________ │

│Генеральный директор Личная подпись Л.С. Лобачев │

Внутренние справки оформляются на стандартном листе бумаги аналогично внутренней докладной записке и подписываются руководителем структурного подразделения и/или специалистом-составителем.

Если в организации количество выдаваемых справок достаточно велико, то могут разрабатываться специальные трафаретные бланки для выдачи тех или иных видов справок.

Справки о работе, о заработной плате, трудовом стаже учитываются в отделе кадров посредством специального журнала или книги регистрации. Срок хранения такого журнала (книги) 3 года. В журнале может быть 6 граф. Первая графа — порядковый номер в книге соответствует номеру справки; далее идет графа — дата выдачи справки; следующая графа — Ф.И.О. работника; четвертая графа — структурное подразделение, в котором работает работник. Краткое содержание справки (пятая графа) включает в себя лишь заголовок к тексту справки — «о заработной плате», «с места работы», «о стаже». В графе 6 «куда (кому) предназначена» проставляется краткое наименование органа, должностного лица, которыми затребованы необходимые сведения о работнике.

В случае неопределенного числа адресатов, делается запись «по месту требования». На титульном листе (обложке) журнала (книги) указывается: наименование организации; наименование структурного подразделения (отдел кадров); Журнал учета _________, также указывается дата начала и дата окончания журнала.

Читайте так же:  Льготы для сельских жителей

В последние годы резко возросло количество запросов, поступающих в архивные учреждения и организации, связанных с выдачей архивных справок, копий, выписок из архивных документов о подтверждении тех или иных сведений о деятельности организаций и должностных лиц. По запросам архив организации или государственный архив проводят выявление запрашиваемой информации, подготовку и предоставление соответствующих информационных документов.

Информация по запросам организаций и граждан выдается в форме архивной справки, архивной копии и архивной выписки.

В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» архивная справка — это официальный документ архива, содержащий сведения из архивных документов, относящихся к предмету запроса, с указанием адресов документов.

Словарь управления персоналом. Архив (лат. archivum, от греч. archeion — присутственное место): 1) учреждение, где хранятся документальные материалы; 2) подразделение предприятия, организации, где хранятся документы; 3) совокупность документов, снимков, рукописей, относящихся к деятельности какого-либо учреждения или лица.

Документ — материальный носитель информации, содержащий в зафиксированном виде по установленным формам и правилам информацию, необходимую для реализации процесса управления и передачи ее во времени и пространстве. Документы могут быть изготовлены на традиционной бумажной основе и на технических носителях (магнитных, лазерных дисках, в виде видеограмм и т.п.). В наиболее общем случае документ — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Как говорилось выше, архивные справки, выписки и копии выдаются на основании письменного запроса пользователя, который должен содержать наименование (и адрес при пересылке) организации (архива), которой они адресованы; изложение существа запроса, фамилию, имя, дату и личную подпись.

Обращения граждан, в которых отсутствуют фамилии, адреса и подписи обращающихся, считаются анонимными и не подлежат рассмотрению; при личном обращении при наличии фамилии и адреса недостающая информацию может быть восполнена.

Архивные справки составляются на основе подлинников или заверенных копий документов. При отсутствии документов архивная справка может быть выдана на основе имеющихся в организации официальных служебных печатных материалов, например, ведомственного телефонного справочника.

Использование в качестве источника информации незаверенных копий должно быть обязательно оговорено в тексте справки словами «незаверенная копия». Вторичные информационные документы, такие как листки по учету кадров, анкеты, автобиографии, не могут служить основанием для выдачи архивной справки. К справке по запросу граждан или организаций могут прилагаться копии документов и выписки из них, подтверждающие изложенные сведения. Архивные справки о взысканиях, о привлечении к уголовной ответственности, о нетрудовой деятельности и т.п. на руки гражданам, как правило, не выдаются, а высылаются заинтересованным организациям.

Нередко в личных делах встречаются невостребованные личные документы граждан.

Например, в делах выпускников вузов и других учебных заведений остаются подлинники аттестатов об окончании средней школы. В личных делах могут оказаться и подлинные свидетельства о браке, принесенные для подтверждения факта смены фамилии и оформления этого приказом по организации, свидетельства о рождении, не полученные при увольнении трудовые книжки и др. Все эти документы хранятся согласно Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций (М., Росархив, 2003), до востребования, но не менее 50 лет. И если владельцы этих документов затребуют их, им выдают подлинники, а в деле оставляется справка с указанием даты выдачи документа заявителю или высылки его ценным письмом.

Однако разрешено выдавать не всякие личные документы заявителю. Так, запрещено выдавать из архива паспорта, воинские, депутатские и профсоюзные билеты, орденские книжки, а также делать из них выписки или снимать копии. Сведения об этих документах могут быть сообщены заинтересованным организациям по их запросам.

Форма архивной справки приведена в Основных правилах работы архивов организаций (М., Росархив, ВНИИДАД, 2003). Архивная справка оформляется на специальном бланке, где указывается вид документа «Архивная справка». После текста архивной справки указываются архивные шифры документов, послуживших основанием для составления текста справки (фонд N ___, опись N ___, дело N ___, лл. N ___). Архивная справка подписывается ответственным за архив сотрудником и руководителем организации и заверяется печатью организации. При составлении справки на нескольких листах должен заверяться каждый ее лист.

Пример оформления архивной справки

│Открытое акционерное общество «Металлострой» Павловой Л.А. │

│ Жулебинский б-р, д. 12,│

│ кв. 6, Москва, 109145 │

│ 31.09.2007 N 12-02/125 │

│ На N 12 от 26.09.2007 │

│В документах архивного фонда Открытого акционерного общества│

│»Металлострой» в ведомостях на выдачу заработной платы рабочим и служащим│

Большая Энциклопедия Нефти и Газа

Архивная справка

Если заявитель не может явиться лично для получения документов или прислать за ними доверенное лицо, то допускается отправление архивных справок на адрес заявителя простым письмом, а подлинных документов — ценным. [16]

Архивные справки выдаются организациям на основании запросов, соответствующих профилю их деятельности. Гражданам на основе их личных заявлений выдаются архивные справки о них самих, лицах, находящихся на их иждивении или под их опекой, а также об умерших близких родственниках. [17]

Незачем говорить, что я настойчиво контролировал свою память через посредство документальных свидетельств. Как ни затруднены были для меня условия работы, в смысле библиотечных и архивных справок , я имел все же возможность проверить все наиболее существенные обстоятельства и даты, в которых нуждался. [18]

Архивная справка — это официально заверенный документ, имеющий юридическую силу, содержащий сообщение или подтверждение об имеющихся в документах архива сведениях с обязательным указанием поисковых данных документов: номера описи или номенклатуры дел, номера дела, номеров листов в деле. Кроме того, указывается номер фонда, если таковой имеется. Архивная справка составляется на бланке организации, регистрируется, подписывается, в том числе руководством организации, и заверяется печатью организации, ее выдающей, которая несет в соответствии с действующим законодательством ответственность за предоставляемую информацию. При составлении справки на нескольких листах заверяется каждый лист. [19]

Архивные справки составляются на основе подлинников. Архивная справка должна точно и ясно излагать данные по тому или иному вопросу. Архивные справки выдаются на бланке учреждения или архива с обозначением разновидности справки — архивная справка, архивная копия, архивная выписка. После текста справки указываются ссылки на источник: номера фонда, дела, описи листов. Справка подписывается руководителем учреждения, предприятия и заведующим архивом, заверяется гербовой печатью. [20]

Архивная справка — это официально заверенный документ, имеющий юридическую силу, содержащий сообщение или подтверждение об имеющихся в документах архива сведениях с обязательным указанием поисковых данных документов: номера описи или номенклатуры дел, номера дела, номеров листов в деле. Кроме того, указывается номер фонда, если таковой имеется. Архивная справка составляется на бланке организации, регистрируется, подписывается, в том числе руководством организации, и заверяется печатью организации, ее выдающей, которая несет в соответствии с действующим законодательством ответственность за предоставляемую информацию. При составлении справки на нескольких листах заверяется каждый лист. [21]

[2]

Вы / шска — дословное воспроизведение части текста документа, также заверенное в установленном порядке. Все виды архивных справок архив направляет учреждениям по официальным запросам, а гражданам — по их заявлениям. Допускается выдача владельцам подлинных документов о гражданском состоянии по их письменному заявлению. Это метрические выписки, свидетельства ЗАГСов, документы об образовании, не полученные по различным причинам их владельцами в свое время. С этих документов снимаются копии и вкладываются в дела. [22]

Читайте так же:  Сколько стоит оформление кадастрового паспорта на квартиру

Руководит работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли. Осуществляет контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов. Организует работу по выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива. Принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и архивного дела в организации. [23]

Архивные справки составляются на основе подлинников. Архивная справка должна точно и ясно излагать данные по тому или иному вопросу. Архивные справки выдаются на бланке учреждения или архива с обозначением разновидности справки — архивная справка, архивная копия, архивная выписка. После текста справки указываются ссылки на источник: номера фонда, дела, описи листов. Справка подписывается руководителем учреждения, предприятия и заведующим архивом, заверяется гербовой печатью. [24]

Архивные справки составляются на основании подлинных ( или заверенных копий) документов, хранящихся в архиве и относящихся к вопросу заявления. Использование незаверенных копий должно быть оговорено в справке. Листки по учету кадров, анкеты, автобиографии не могут служить основанием для выдачи справки. При отсутствии документов архивная справка может быть выдана на основе имеющихся в организации служебных печатных материалов. [25]

Архивные справки составляются на основании подлинных ( или заверенных копий) документов, хранящихся в архиве и относящихся к вопросу заявления. Использование Незаверенных копий должно быть оговорено в справке. Листки по учету кадров, анкеты, автобиографии не могут служить основанием для выдачи справки. При отсутствии документов архивная справка может быть выдана на основе имеющихся в организации служебных печатных материалов. [26]

Архивные справки составляются на основе подлинников. Архивная справка должна точно и ясно излагать данные по тому или иному вопросу. Архивные справки выдаются на бланке учреждения или архива с обозначением разновидности справки — архивная справка , архивная копия, архивная выписка. После текста справки указываются ссылки на источник: номера фонда, дела, описи листов. Справка подписывается руководителем учреждения, предприятия и заведующим архивом, заверяется гербовой печатью. [27]

О сроке действия архивной справки

Такого срока нет. В архивной справке, выдаваемой архивным учреждением, все данные воспроизводятся на основании текстов архивных документов длительного (50 или 75 лет для документов по личному составу) или постоянного сроков хранения. Архивисты, действуя как ответственные хранители и независимые «третьи» лица, подтверждают и фиксируют в справке лишь те сведения, которые содержатся в находящихся на хранении архивных документах.

На основании архивных справок принимаются управленческие решения, которые также не имеют установленных ограничений по сроку действия и могут быть отменены / изменены только лицом, принявшим решение. При отмене или изменении управленческого решения архивная справка останется в своем статусе действующего документа, поскольку ее информация, основанная на сведениях архивных документов, останется неизменной.

[1]

По определению, закрепленному в ГОСТ Р 7.0.8-2013, архивная справка – «документ, составленный на бланке архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса, с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых он составлен».

Поэтому если все идентификационные реквизиты справки оформлены правильно и не подвергались фальсификации, а в тексте указаны архивные шифры (фонд №. опись №. дело №. ) и номера листов дела / дел, то она имеет юридическую силу. Тем более что подчистки и помарки в архивных справках никогда не допускаются.

Архивная справка, которая выдается государственным или муниципальным архивом, оформляется по установленной форме на бланке архива, подписывается руководителем архива и удостоверяется печатью архива. Если муниципальный архив не является самостоятельным юридическим лицом, то архивная справка удостоверяется печатью органа местного самоуправления.

Архивная справка, которая выдается архивом организации, оформляется по установленной форме на бланке организации, подписывается руководителем организации или уполномоченным им лицом (на основании изданного приказа и выданной доверенности) и удостоверяется печатью организации. Архивная справка может быть выдана в электронной форме, и в этом случае она удостоверяется усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации или иного уполномоченного им лица. При правильном составлении ограничения срока ее действия тоже не существует.

Рекомендуем также ознакомиться с правилами составления архивной справки:

  • в п. 5.12 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526). Здесь же в приложении 29 можете посмотреть утвержденную форму архивной справки;
  • п. 5.9 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (утв. приказом Минкультуры России от 18.01.2007 № 19).

Полистать демо-версию печатного журнала

Как получить архивные документы

1. Какие архивные документы можно получить?

Вы можете получить архивные справки, архивные копии, выписки, копии архивных документов и информационные письма на основе архивных документов, хранящихся в подведомственных учреждениях Главархива Москвы.

Все документы из этого перечня выдаются бесплатно:

  • справка для оформления трудовой пенсии (справка о заработной плате, трудовом стаже, переименовании организации);
  • справка о пребывании в детских домах (справка о пребывании детей в учреждениях для детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей);
  • справка об установлении опеки, попечительства (кроме решений органов социальной защиты населения);
  • копия акта медицинского освидетельствования (копия акта освидетельствования районных бюро медико-социальной экспертизы, выданного до 2005 года);
  • справка об учебе (справка об учебе в подведомственных учреждениях Департамента образования и науки города Москвы);
  • справка о мобилизации (на трудовой фронт или в народное ополчение);
  • справка о пособии по безработице (о пособии по безработице, выплаченном до 2002 года, по документам территориальных управлений труда и занятости населения);
  • справка о награждении медалями, знаками, грамотами (для оформления звания ветерана труда);
  • копии приговоров (вынесенных Мосгорсудом).

2. Какие документы нужны, чтобы получить справку для оформления трудовой пенсии?

Для получения сведений о заработной плате и трудовом стаже, в том числе по документам партийных и комсомольских органов, вам понадобятся:

  • документ, удостоверяющий личность;
  • нотариально заверенная доверенность и документ, удостоверяющий личность представителя (если документы запрашивает доверенное лицо);
  • нотариально заверенная копия свидетельства о рождении, смерти или заключении брака (при подаче запросов о подтверждении фактов трудового стажа и заработной платы умершего лица для оформления пенсии при потере кормильца);
  • документ о трудовой деятельности (трудовая книжка или выписка из трудовой книжки, за исключением случаев утраты трудовой книжки);
  • запрос, содержащий сведения:
  • фамилию, имя, отчество лица, о котором запрашивается информация (с учетом изменения фамилии, имени или отчества);
  • название организации в период работы и ее подчиненность до 1993 года;
  • период работы;
  • запрашиваемый период работы;
  • подчиненность организации до 31 декабря 1993 года.

Для получения сведений о создании (переименовании) организации вам понадобятся:

  • документ, удостоверяющий личность;
  • запрос, содержащий следующие сведения:
  • название органа власти, выносившего решение о создании (переименовании) организации (или название вышестоящей организации, принявшей данное решение);
  • название организации предыдущее;
  • название организации последующее;
  • дата правового акта, утвердившего создание (переименование) организации (при наличии);
  • номер правового акта, утвердившего создание (переименование) организации (при наличии);
  • период принятия данного решения о создании (переименовании) организации (при отсутствии сведений о дате и номере правового акта, утвердившего создание (переименование) организации).
Читайте так же:  Заявление об отказе от претензий

3. Какие документы нужны, чтобы получить справку о пребывании в детских домах?

Для получения сведений о пребывании детей в учреждениях для детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей (детские дома, школы-интернаты и т.д.), вам понадобятся:

  • документ, удостоверяющий личность;
  • нотариально заверенная доверенность и документ, удостоверяющий личность представителя (если документы запрашивает доверенное лицо);
  • запрос, содержащий следующие сведения:
  • фамилию, имя, отчество лица (с учетом изменения фамилии, имени или отчества), о котором запрашивается информация (в период пребывания в учреждении);
  • название и номер учреждения с указанием района города Москвы (до 1993 года) или административного округа Москвы;
  • период пребывания в учреждении.

4. Какие документы нужны, чтобы получить справку об установлении опеки, попечительства?

Для получения сведений об установлении опеки, попечительства (кроме решений органов социальной защиты населения) вам понадобятся:

  • документ, удостоверяющий личность;
  • нотариально заверенная доверенность и документ, удостоверяющий личность представителя (если документы запрашивает доверенное лицо);
  • запрос, содержащий следующие сведения:
  • фамилию, имя, отчество опекуна (попечителя);
  • фамилию, имя, отчество подопечного;
  • название органа власти, принявшего решение об установлении опеки, попечительства;
  • период принятия данного решения.

5. Какие документы нужны, чтобы получить копию акта медицинского освидетельствования?

Для получения копии акта медицинского освидетельствования в районных бюро медико-социальной экспертизы Москвы, выданного до 2005 года, вам понадобятся:

  • документ, удостоверяющий личность;
  • нотариально заверенная доверенность и документ, удостоверяющий личность представителя (если документы запрашивает доверенное лицо);
  • запрос, содержащий следующие сведения:
  • фамилию, имя, отчество лица (с учетом изменения фамилии, имени или отчества), о котором запрашивается информация;
  • название бюро медико-социальной экспертизы, в котором гражданин состоял на учете и проходил освидетельствование;
  • номер и дата последнего акта медицинского освидетельствования.

6. Какие документы нужны, чтобы получить справку об учебе?

Для получения сведений о прохождении обучения в высших и средних учебных заведениях, профессиональных технических училищах города Москвы вам понадобятся:

  • документ, удостоверяющий личность;
  • нотариально заверенная доверенность и документ, удостоверяющий личность представителя (если документы запрашивает доверенное лицо);
  • запрос, содержащий следующие сведения:
  • фамилию, имя, отчество лица (с учетом изменения фамилии, имени или отчества), о котором запрашивается информация (в период обучения);
  • название и номер учебного заведения с указанием района Москвы (до 1993 года) или административного округа Москвы, факультета;
  • период обучения.

Архивная информация предоставляется по документам, переданным на хранение в учреждения, подведомственные Главархиву Москвы.

7. Какие документы нужны, чтобы получить справку о мобилизации?

Для получения сведений о мобилизации на трудовой фронт или в народное ополчение в годы Великой Отечественной войны вам понадобится:

  • документ, удостоверяющий личность;
  • нотариально заверенная доверенность и документ, удостоверяющий личность представителя (если документы запрашивает доверенное лицо);
  • запрос, содержащий следующие сведения:
  • фамилию, имя, отчество лица (с учетом изменения фамилии, имени или отчества) в период мобилизации;
  • период принятия решения о мобилизации;
  • название организации, принимавшей решение о мобилизации (в период принятия решения), и ее подчиненность.

8. Какие документы нужны, чтобы получить справку о пособии по безработице?

Для получения сведений о выплаченном по документам территориальных органов труда и занятости населения пособии по безработице в период до 2002 года вам понадобятся:

  • документ, удостоверяющий личность;
  • нотариально заверенная доверенность и документ, удостоверяющий личность представителя (если документы запрашивает доверенное лицо);
  • запрос, содержащийследующие сведения:
  • фамилию, имя, отчество лица, о котором запрашивается информация, в период нахождения на учете в территориальных органах труда и занятости населения города Москвы;
  • название территориального органа труда и занятости населения города Москвы (или его адрес) с указанием административного округа (или адрес регистрации по месту жительства лица в период нахождения на учете в территориальных органах труда и занятости населения города Москвы);
  • период нахождения на учете в территориальных органах труда и занятости населения Москвы или получении пособия по безработице.

9. Какие документы нужны, чтобы получить справку о награждении медалями, знаками, грамотами?

Для получения сведений о награждении медалями «В память 800-летия Москвы», «В память 850-летия Москвы», «За оборону Москвы», «За доблестный труд в Великой Отечественной войне», «Ветеран труда», «За доблестный труд к 100-летию со дня рождения В.И. Ленина», ведомственными наградами, почетными грамотами вам понадобятся:

  • документ, удостоверяющий личность;
  • нотариально заверенная доверенность и документ, удостоверяющий личность представителя (если документы запрашивает доверенное лицо);
  • документ о трудовой деятельности (трудовая книжка или выписка из трудовой книжки, за исключением случаев утраты трудовой книжки);
  • запрос, содержащий следующиесведения:
  • фамилию, имя, отчество лица, о котором запрашивается информация, в период награждения;
  • название медали, знака, почетной грамоты или другого документа;
  • запрашиваемый период выдачи документа;
  • место работы (название организации) в период награждения;
  • должность.

10. Какие документы нужны, чтобы получить копию приговора?

Для получения копии приговора, вынесенного Московским городским судом, вам понадобятся:

  • документ, удостоверяющий личность;
  • нотариально заверенная доверенность и документ, удостоверяющий личность представителя (если документы запрашивает доверенное лицо);
  • запрос, содержащий следующие сведения:
  • фамилию, имя, отчество лица (с учетом изменения фамилии, имени или отчества), о котором запрашивается информация;
  • период вынесения приговора (год, годы);
  • статья Уголовного кодекса, действовавшего на момент вынесения приговора (Уголовный кодекс РСФСР или Уголовный кодекс Российской Федерации).

11. Куда подавать запрос и когда будет готова справка?

Запрос на получение архивных документов можно подать:

  • лично в центрах «Мои документы»;
  • онлайн — на официальном сайте Мэра Москвы mos.ru.

Для получения документа в центрах «Мои документы» вам придется дважды посетить любой из московских центров госуслуг: в первый раз — подать запрос на получение архивной информации, а спустя 20 рабочих дней прийти за ответом. Для получения архивной информации о переименовании организации при указании числа, месяца, года и номера правового акта органа государственной власти или органа местного самоуправления услуга будет оказана через 11 рабочих дней.

При выборе услуги в электронном виде документ будет направлен вам в личный кабинет на сайте mos.ru или выдан при личном обращении в центре госуслуг «Мои документы». Способ получения документа необходимо указать при подаче запроса. Время подготовки справки — 20 рабочих дней.

Видео (кликните для воспроизведения).

За дополнительной информацией о предоставлении архивных документов вы можете обратиться:

Источники


  1. Образцов, В.А. Криминалистика. Курс лекций; М.: Право и закон, 2011. — 448 c.

  2. Марченко, М.Н. Проблемы теории государства и права. Учебник / М.Н. Марченко. — М.: Норма, 2017. — 415 c.

  3. Могилевский, С.Д. Общества с ограниченной ответственностью / С.Д. Могилевский. — М.: Дело; Издание 3-е, доп., 2013. — 528 c.
Архивная справка это
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here