Какие документы относятся к учредительным

Полезная информация по вопросу: "Какие документы относятся к учредительным" от профессиональных юристов. Если будут вопросы - обращайтесь к дежурному специалисту.

Какие документы относятся к учредительным

К составлению учредительных документов юридического лица нужно отнестись с большой серьезностью, поскольку неточности при их оформлении могут впоследствии обернуться разного рода неприятностями.

В настоящее время самой популярной формой организации юридического лица является общество с ограниченной ответственностью. Предлагаем на его примере рассказать о важности корпоративных документов общества.

В соответствии со ст. 12 ФЗ об ООО, устав – единственный учредительный документ общества с ограниченной ответственностью и основной корпоративный документ. Перечень сведений, которые должен содержать Устав определен в законе об ООО:

  • полное и сокращенное фирменное наименование общества;
  • сведения о месте нахождения общества;
  • сведения о составе и компетенции органов общества, в том числе о вопросах, составляющих исключительную компетенцию общего собрания участников общества, о порядке принятия органами общества решений, в том числе о вопросах, решения по которым принимаются единогласно или квалифицированным большинством голосов;
  • сведения о размере уставного капитала общества;
  • права и обязанности участников общества;
  • сведения о порядке и последствиях выхода участника общества из общества, если право на выход из общества предусмотрено уставом общества;
  • сведения о порядке перехода доли или части доли в уставном капитале общества к другому лицу;
  • сведения о порядке хранения документов общества и о порядке предоставления обществом информации участникам общества и другим лицам;
  • иные сведения, предусмотренные законом.

[1]

Устав общества может также содержать иные положения, не противоречащие закону: например, о видах экономической деятельности.

Устав ООО должен быть утвержден общим собранием учредителей, если их несколько, о чем составляется протокол либо решением единственного учредителя.

Устав хранится в обществе в оригинальном экземпляре либо в копии, но в любом случае на нем должны быть проставлены оригинальные отметки налогового органа.

При необходимости в Устав можно внести изменения, оформив для этого необходимые документы: принять устав в новой редакции (в этом случае новая редакция сменит старую), либо оформив вносимые изменения в качестве отдельного документа (документ станет неотъемлемой частью Устава).

При создании ООО несколькими лицами заключается договор об учреждении общества, который определяет порядок осуществления ими совместной деятельности по учреждению общества, размер уставного капитала общества, размер и номинальную стоимость доли каждого из учредителей общества, а также размер, порядок и сроки оплаты таких долей в уставном капитале общества. Учредительный договор не является учредительным документом общества.

Очень важным документом для общества является решение учредителей о создании общества, поскольку оно является первым решением и основным. Этим же решением утверждается Устав общества.

Согласно ч.1 ст. 31.1 Закона об ООО общество ведет список участников общества с указанием сведений о каждом участнике общества, размере его доли в уставном капитале общества и ее оплате, а также о размере долей, принадлежащих обществу, датах их перехода к обществу или приобретения обществом, и обязано обеспечивать ведение и хранение списка участников с момента государственной регистрации общества.

Устав юридического лица иной формы организации будет учитывать специфику его предназначения. Например, устав акционерного общества должен содержать сведения о количестве, номинальной стоимости, категории (обыкновенные, привилегированные) акций и типах привилегированных акций, размещаемых обществом и т.д.

Чтобы урегулировать порядок участия в обществе и управления им, участники могут утвердить и другие внутренние документы (положения, регламенты и т. п.), которые должны соответствовать уставу. Внутренние документы определяют индивидуальность организации. Вопрос об утверждении внутренних документов относится к исключительной компетенции общего собрания участников, но при этом уставом общества может быть отнесен к компетенции единоличного исполнительного органа. Например, в уставе может быть прописано, что определенный внутренний документ утверждается генеральным директором.

Какие же документы относятся к внутренним документам ООО? Подпишитесь и узнайте!

Локальные нормативные акты организации

Локальные (корпоративные) правовые акты являются основным правовым средством регламентации труда сотрудников фирмы. Определение локального нормативного акта дает ст. 8 Трудового кодекса РФ: локальный нормативный акт — документ, содержащий нормы трудового права, который принимается работодателем в пределах его компетенции в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями.

Эти акты носят нормативный характер, распространяют свое действие исключительно на сотрудников фирмы и характеризуются следующими чертами: содержат обязательные правила поведения, влекущие юридические последствия; рассчитаны на многократное применение; адресованы неопределенному кругу работников.

К локальным нормативным актами относятся: Правила внутреннего трудового распорядка, различные положения (о персональных данных, об оплате труда, об аттестации, о командировках), инструкции по охране труда, должностные инструкции и т.п.

Много споров вызывает отнесение к локальным актам штатного расписания, графика отпусков и приказов руководителя. Роструд, например, неоднократно относил штатное расписание и график отпусков именно к локальным нормативным актам.

А приказы по своей сути ближе к организационно – распорядительным документам.

Основные общие требованиям к локальным нормативным актам:

  • акты принимаются работодателем единолично или с учетом мнения представительного органа работников;
  • нормы актов не должны ухудшать положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями (ч. 4 ст. 8 ТК РФ);
  • локальные нормативные акты доводятся до сведения работника под роспись;
  • локальные нормативные акты носят обязательный характер. За неисполнение их положений работника можно привлечь к дисциплинарной ответственности, а работодателя — к административной.

Есть локальные акты, обязательное наличие которых в организации установлено законодательством: например, Положение о персональных данных (п. 8 ст. 86 ТК РФ); документ, устанавливающий систему оплаты труда, например Положение об оплате труда (ч. 4 ст. 135 ТК РФ); правила внутреннего трудового распорядка (ч. 4 ст. 189 ТК РФ); правила и инструкции по охране труда (ч. 2 ст. 212 ТК РФ); документ, определяющий порядок аттестации (ч. 2 ст. 81 ТК РФ).

Читайте так же:  Какими должны быть алименты

Является ли коллективный договор локальным нормативным актом? Подпишитесь на нас, и получите ответ на этот вопрос!

Коллективный договор.

Итак, про само понятие «коллективный договор», содержащееся в ст. 40 ТК РФ мы уже говорили. Теперь поговорим о его содержании.

Примерный перечень вопросов, которые можно урегулировать коллективным договором, содержится в 41 Трудового кодекса РФ:

  • формы, системы и размеры зарплаты;
  • выплата пособий, компенсаций;
  • механизм регулирования зарплаты с учетом роста цен, уровня инфляции;
  • занятость, переобучение, условия высвобождения сотрудников;
  • рабочее время и время отдыха, включая вопросы предоставления и продолжительности отпусков;
  • улучшение условий и охраны труда сотрудников, в том числе женщин и молодежи;
  • соблюдение интересов сотрудников при приватизации государственного и муниципального имущества;
  • экологическая безопасность и охрана здоровья сотрудников на производстве;
  • гарантии и льготы сотрудникам, совмещающим работу с обучением;
  • оздоровление и отдых сотрудников и членов их семей;
  • частичная или полная оплата питания сотрудников;
  • контроль за выполнением коллективного договора;
  • порядок внесения изменений и дополнений в коллективный договор;
  • ответственность сторон коллективного договора;
  • отказ от забастовок при выполнении соответствующих условий коллективного договора.

Помимо указанных выше, в коллективном договоре могут быть урегулированы и иные вопросы. Например, соответствующими разделами могут быть предусмотрены дополнительные гарантии для лиц с семейными обязанностями и многодетных сотрудников, негосударственное пенсионное обеспечение сотрудников, страховка для сотрудников, оплата мобильной связи и проезда на общественном транспорте, проведение корпоративных мероприятий и прочее.

Получите наш продукт «Какие документы относятся к внутренним документам ООО?» БЕСПЛАТНО!

Получите наш продукт «Является ли коллективный договор локальным нормативным актом?» БЕСПЛАТНО!

Получите готовые материалы для самостоятельной работы от профессионалов с опытом работы более 5 лет в различных сферах: продажи, маркетинг, банковское дело, бухгалтерия, юриспруденция и др.

Информация основана на опыте, а не взята из источников в интернете.

Мы предлагаем то, что сами используем в работе.

Или обратитесь к нам – и мы сделаем необходимую работу за вас.

[2]

Получите наш продукт «Какие документы относятся к внутренним документам ООО?» БЕСПЛАТНО!

Что должно быть у каждой компании: список учредительных документов юридического лица

Список учредительных документов юридического лица зависит от его организационно-правовой формы.

Учредительные документы ИП

Предупреждая вопросы некоторых читателей, отметим, что индивидуальный предприниматель — это не юридическое лицо, не организация. Поэтому перечня бумаг «о создании» у него быть не может. В ситуациях, когда необходимо подтвердить право на осуществление деятельности, связанной с получением дохода, ИП предоставляет справку, доказывающую государственную регистрацию и постановку на учет. Ранее ФНС выдавала соответствующие свидетельства, но затем отказалась от них. Сейчас подтверждением является копия листа записи в ЕГРИП по форме № Р60009.

Перечень учредительных документов ООО (2019 г.)

Ответ на вопрос, что относится к учредительным документам ООО, нужно искать в Гражданском кодексе РФ. На основании норм Гражданского кодекса РФ, единственным таким документом для данной категории юридических лиц является устав.

Он принимается группой участников общества либо единолично. Причем согласно Федеральному закону от 08.02.1998 № 14-ФЗ, он может быть типовым. ООО может в любой момент принимать решение о том, что общество начинает действовать на основании типового устава.

С 24.06.2019 вступает в силу Приказ Минэкономразвития от 01.08.2018 № 411, который включает 36 вариантов типовых уставов, один из которых может выбрать компания. Информация в них отличается сочетанием условий о возможности перехода доли наследникам участников, вариантах выхода из общества, необходимости получить согласие на передачу пакета акций третьим лицам.

Если ООО решит перейти на типовой устав, придется подробно изучить все формулировки, поскольку менять их невозможно. При этом компании не обязаны пользоваться предложенными чиновниками вариантами. У них есть право работать по собственному уставу, где прописан и уставный капитал, и особый порядок приобретения, передачи акций, и прочие специальные моменты.

  • договор и решение об учреждении;
  • протокол собрания учредителей;
  • лист записи ЕГРЮЛ (свидетельство о регистрации);
  • сведения о филиалах и представительствах;
  • документы по выпуску ценных бумаг;
  • иные важные бумаги о деятельности.

Формально все они не являются учредительной документацией, но все равно должны быть, а в случае запроса их копии следует предоставить заинтересованным гражданам и представителям госорганов. Ответственность за хранение таких бумаг лежит лично на руководителе.

На основании чего работают публичные и непубличные АО

То, что относится к перечню учредительных документов ООО, в полной мере можно распространить на АО. То есть учредительным документом акционерного общества является только устав. Требования к нему прописаны в «профильном» Федеральном законе от 26.12.1995 № 208-ФЗ .

Напомним, что в соответствии с Федеральным законом от 29.06.2015 № 209-ФЗ , АО позволено действовать на основании типового свода правил, утвержденного уполномоченным государственным органом. Ранее такой возможности не было.

Что касается договора и решения о создании, то их компании могут даже не хранить: это вытекает из п. 1 ст. 89 ФЗ № 208-ФЗ.

Что еще можно добавить в перечень документов для регистрации

Согласно ст. 14 Федерального закона от 12.01.1996 № 7-ФЗ о некоммерческих организациях, такие компании (за исключением религиозных) могут осуществлять деятельность на основании:

  • устава, если это общественное объединение, фонд, некоммерческое партнерство, частное или бюджетное учреждение;
  • устава либо особого положения, утвержденного органом государственной власти, если это казенное учреждение;
  • учредительного договора и устава, есть речь идет об ассоциации или союзе.

Несколько иная ситуация с государственными корпорациями. Они действуют в соответствии с федеральными правовыми актами — каждая по написанному персонально для нее. Например, «Росатом» подчиняется Федеральному закону от 01.12.2007 № 317-ФЗ , а Ростех работает по Федеральному закону от 23.11.2007 № 270-ФЗ .

Читайте так же:  Где взять решение суда о разводе

Учредительные документы ООО (фирм, предприятий)

С середины 2009 года Устав является основным учредительным документом юридического лица. По сути, Устав ООО определяет основные условия функционирования ООО и осуществления его деятельности. До 1 июля 2009 года в Уставе указывались также все участники ООО, размер их долей и т.д. С введением в действие новых поправок в законодательство, Устав ООО претерпел некоторые изменения, с которыми Вы можете ознакомиться на нашем сайте в разделе Внесение изменений в учредительные документы. Устав в обязательном порядке нумеруется и прошивается. На месте прошивки Устав заверяется либо нотариусом, либо генеральным директором организации. На титульном листе Устава проставляется отметка об органе утвердившим его, печать организации ставить не обязательно. В случае внесения изменений в учредительные документы юридического лица, в регистрирующий орган представляется либо новая редакция Устава ООО, либо надлежащим образом составленные Изменения к Уставу организации.

Учредительный договор ООО

В соответствии с новой редакцией ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» договор об учреждении общества (именно так теперь называется Учредительный договор) больше не является учредительным документом организации и заключается один раз при создании ООО, в случае если участников общества больше одного. В Договоре указывается как раз размер долей участников общества, так и порядок, сроки их оплаты. В отличии от Устава, который подписывают уполномоченные лица общего собрания учредителей, Договор об учреждении общества подписывается всеми участниками ООО.

Далее мы рассмотрим документы, которые законом не отнесены к учредительным документам фирмы, однако наличие их в организации является обязательным и в случае возникновения необходимости внесения каких-либо изменений в ООО предоставления данных документов от Вас попросит нотариус.

Документы ООО

В число так называемых уставных документов ООО входит Протокол общего собрания учредителей (если участников ООО два и более), либо Решение единственного участника ООО. Данными документами утверждаются все наиболее важные действия связанные с деятельностью организации. Документы в обязательном порядке должны иметь дату своего принятия, печать на них ставить не обязательно.

Свидетельство ИНН и ОГРН

Свидетельства о присвоении ИНН и ОГРН выдаются юридическому лицу при его создании и не меняются в течении всего периода функционирования юридического лица.

Свидетельство о внесении записи в ЕГРЮЛ

Подобного рода Свидетельства могут быть двух видов: Свидетельство о внесении записи в Единой государственный реестр юридических лиц изменений связанных с внесением изменением в учредительные документы и не связанных с внесением изменений в учредительные документы организации. Данные свидетельства выдаются регистрирующим органом в случае регистрации каких-либо изменений по фирме.

Выписка из Единого государственного реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ)

Налоговый орган выдает такую Выписку при первичной регистрации ООО, при внесении изменений в ООО, а также при обращении за ее получением непосредтственно в налоговую инспекцию. В настоящий момент получение Выписки из ЕГРЮЛ на свою организацию происходит бесплатно. При заказе данной Выписки на стороннюю организацию от Вас потребуется оплата государственной пошлины в размере 200 рублей.

В Выписке из ЕГРЮЛ содержаться сведения о наименовании юридического лица, о дате его регистрации, о месте нахождения, о размере уставного капитала, об участниках ООО, о том, кто на данный момент является генеральным директором ООО, о видах экономической деятельности организации и т.д. При представлении Выписки третьим лицам, чаще всего требуется, чтобы она была 2-х, либо 3-х дневной давности.

Про учредительные документы ООО: их перечень и образцы

Учредительные документы ООО — это «паспорт», «прописка» и «страховка» любого предприятия. Перечень учредительных документов ООО — довольно объемный, но не стоит переживать по этому поводу — каждая бумага в этом списке важна и выполняет свою роль.

Видео (кликните для воспроизведения).

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 577-03-76 . Это быстро и бесплатно !

Учредительные документы ООО — это визитная карточка предприятия, его паспорт. Этот «деловой пакет» предоставляется практически во все органы управления, ведомства, финансово-кредитные учреждения. Вы не сможете получить никаких разрешительных бумаг (лицензий, свидетельств, сертификатов), открыть счет в банке, получить финансирование, если не предоставите по первому требованию учредительные документы.

Как правило, ответственным за сохранность и грамотное ведение учредительного документооборота назначается руководитель предприятия.

Что мы называем учредительными документами?

В перечень учредительных документов ООО входят:

  • Решение (Протокол собрания учредителей) о создании ООО;
  • Приказ о назначении генерального директора;
  • Устав организации;
  • Учредительный договор;
  • Приказ о назначении (возложении обязанностей) главного бухгалтера;
  • Договор аренды (либо Свидетельство о праве собственности на нежилое помещение, где размещается компания);
  • Свидетельство ИНН;
  • Свидетельство ОГРН;
  • Выписка из ЕГРЮЛ (обновляется при необходимости через каждые 30 дней);
  • Коды статистики.

Определяемся с местом хранения документов

Все названные документы желательно хранить в отдельной папке, а ее держать в сейфе, доступ к которому может иметь ограниченный круг людей. В утере какого-либо из учредительных документов нет ничего страшного, кроме трат времени и денег на их восстановление. А ведь всем хорошо известно, что, как правило, в самый нужный момент можно хватиться и не обнаружить какой-то важной бумаги на месте.

Что представляют из себя учредительные документы (каждый по отдельности)

1. Решение (Протокол собрания). Это самая первая бумага, которая составляется как подтверждение того, что рождается новое предприятие. Это «декларация» о намерении учредителя создать предприятие. В Решении не обязательно расписывать цели создания предприятия (об этом будет говориться в Уставе и Учредительном договоре). Но Решение (Протокол) должно отражать следующие моменты:

  • наименование учреждаемого общества;
  • состав участников общества;
  • дату и место принятия решения.
Читайте так же:  Имеет ли ребенок право собственности на имущество родителей

В пятидневный срок после составления этого документа нужно подать регистрационный пакет в налоговую инспекцию (подробно о создании ООО читаем в статьях «Пошаговая инструкция открытия ООО» и «Документы для регистрации ООО»).

2. Приказ о назначении генерального директора определяет лицо, которое будет нести полную ответственностью за правомочность создания компании и ее функционирование. По сути, генеральный директор — это Заявитель от имени общества во всех учреждениях и ведомствах, а также лицо, уполномоченное к заключению любых договоров с контрагентами. Приказ составляется на основе Решения (Протокола) о создании ООО и имеет ту же дату. Как правило, приказ о назначении гендиректора идет за первым порядковым номером.

3. Устав Общества — главный правовой документ, на основании которого Общество функционирует. Составляется на основе Федерального закона № 14-ФЗ от 08 февраля 1998 года, поэтому никак не может ему противоречить. Главы и статьи любого Устава дублируют содержание этого Закона.

В Уставе прописываются:

  • наименование предприятия (на русском языке и при желании на любом иностранном и языке народов РФ);
  • юридический адрес;
  • состав Учредителей общества с полными паспортными данными каждого и размером долей;
  • виды деятельности будущего предприятия;
  • сведения о фондах;
  • сведения о ревизионной комиссии;
  • положения об аудите;
  • порядок ликвидации и банкротства.

Страницы Устава должны быть пронумерованы, прошиты и скреплены подписью и печатью.

4. Учредительный договор ООО заключается между Участниками Общества, если их количество больше, чем один. Когда Участник один, проблем, как правило, не возникает. Человек самостоятельно принимает решение о том, что собирается создавать бизнес, скорее всего, сам становится директором, сам ведет все деловые контакты, сам отвечает за свои поступки, в случае чего. Когда Участников два и более, возникает необходимость договариваться. И подобные моменты как раз прописаны в Учредительном договоре. Кроме того, в Учредительном договоре подробно прописано, в каких долях входит в Общество каждый из Учредителей и какой вклад он вносит (в виде денег либо вклад в виде имущества), а также какая доля ответственности закрепляется за каждым из Участников и в чем она будет выражаться в будущем, в случае ликвидации компании. В Учредительном договоре также прописаны все паспортные данные каждого Учредителя (с регистрацией).

Образец Учредительного договора ООО можно скачать по ссылке.

5. Кроме Приказа о назначении гендиректора у компании обязательно могут затребовать Приказ о назначении или возложении обязанностей главного бухгалтера. Если директор предприятия ответственен за все принимаемые решения, то по вопросам финансового характера вместе с ним отвечает главбух. Также на бухгалтере лежит ответственность за правильное исчисление налогов, ведение бухгалтерского учета, ведение расчетов с контрагентами и работниками предприятия.

Этот приказ может быть составлен уже после регистрации предприятия.

6. Договор аренды, как ни странно, входит в Учредительные документы ООО в 2014 году. Отсутствие договора может послужить поводом (в частности, очень любят это дело в банках, при открытии расчетного счета), чтобы отказать вам в обслуживании, если вы не предоставите им действующий договор аренды помещения либо Свидетельство о том, что владеете собственным зданием. По сути, договор аренды — это ваш документ о «прописке». По адресу, который указан в этом договоре, вас, в случае чего, придут искать, проверять и т. д. Поэтому, наверное, вам понятно, насколько важен этот документ для регистрирующих и им подобных органов.

7. Свидетельства ИНН, ОГРН, коды статистики, выписка из ЕГРЮЛ — эти документы создаются на основе поданных вами бумаг в регистрирующем органе и выдаются уже после, удостоверяя собой ваше существование, как полноценного предприятия.

Вот таков он — немалый перечень документов, которым обязано обзавестись любое предприятие и относиться к нему максимально бережно (как к собственному паспорту).

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

Хранение и восстановление учредительных документов организации

Указанные возможности реализованы в программе:

  • Сохранность учредительных документов
  • Отчеты для госорганов и акционеров
  • Готовые шаблоны документов
  • Полномочия ГД вовремя продляются
  • Своевременность ОСА, ОСУ, СД
  • Контроль доверенностей и активов

В соответствии с российским законодательством и правилами делового оборота, каждая организация должна иметь определенный перечень юридических правоустанавливающих документов, которые имеют твердую копию (бумажный вид) и составляют юридическое дело («юрдело») организации.

Какие документы относятся к учредительным?

  • Устав Общества
  • Свидетельство о государственной регистрации (ОГРН)
  • Свидетельство о постановке на налоговый учет (ИНН)
  • Выписка ЕГРЮЛ
  • Запись (лист) ИФНС об изменениях в ЕГРЮЛ (в прошлом – Свидетельства о регистрации внесения изменений в ЕГРЮЛ и в Устав)
  • Письмо с кодами статистики
  • Приказ о назначении руководителя
  • Протокол (Решение) о создании Общества
  • Протоколы (Решения) общего собрания участников/акционеров

Устав – единственный учредительный документ

Вышеперечисленные документы юрдела также зачастую называют учредительными, хотя это не совсем верно, т.к. в соответствии со ст. 52 Гражданского кодекса РФ к учредительным документам российских юридических лиц, за исключением хозяйственных товариществ, относится только Устав.

В любой организации учредительные документы, как правило, хранятся в отдельной папке, которая, в свою очередь, хранится в отдельном шкафе (сейфе). Специальные требования к порядку и срокам хранения установлены, например, для акционерных обществ . Для остальных организационно-правовых форм (например, для ООО), порядок и сроки хранения строго не регламентированы.

Все документы должны выдаваться под подпись!

Общепринято, что ответственность за хранение учредительных документов, как и договоров, возлагается на бухгалтерию предприятия. В то же время, юристы могут взаимодействовать с процессом обработки, когда передают (получают) документы для нотариального заверения либо по запросам государственных органов, проверяющих, контрагентов. Таким образом, любой документ на протяжении своего жизненного цикла может неоднократно передаваться на руки сотруднику. В этом случае, должен быть обеспечен контроль их движения и возврата.

Читайте так же:  Бланк заявления в полицию о мошенничестве

Для этих целей необходимо вести рукописный реестр (или в формате MS Excel), запись которого должна содержать следующие сведения:

  • Выданный документ: его название, тип (оригинал/копия), количество листов.
  • Исполнитель, получивший документ.
  • Дата выдачи.
  • Дата возврата (Выдан до).

Документ, выданный исполнителю из папки «юрдела», должен временно заменяться , содержащим сведения записи выдачи, а также подписи лиц, выдавшего и получившего документ. Этот лист-заместитель также часто именуется лист, или опись, или протокол, или акт передачи.

Потеря и восстановление учредительных документов

На практике нередко документы, выданные исполнителю строго на определенное время:

  • Задерживаются исполнителем и возвращаются не вовремя.
  • В самом плохом случае – теряются (как по отдельности, так и целыми папками).

При утере неминуемо встает вопрос – как восстановить учредительные документы ООО, ЗАО, ОАО и т.д. Любопытно, что восстановление учредительных документов организации является весьма распространенной услугой, оказываемой многочисленными юридическими фирмами-регистраторами. В этом легко убедиться, достаточно ввести соответствующий запрос в поисковую строку Яндекса:

Из этого можно сделать вывод, что получить нужную информацию о порядке восстановления документов бывает непросто – Интернет заполнен лишь предложениями услуг. Рассмотрим ряд следующих особенностей процесса восстановления и получения дубликатов:

Автоматизация предотвращает потерю документов

C Юрайт документы не теряются – не нужно их восстанавливать!

Потери, а значит и восстановление учредительных документов можно избежать, если изначально создать правильную систему их учета, выдачи и контроля возврата. В достижении этой цели может помочь использование программных продуктов. Именно таким продуктом является «Юрайт: Управление делами юрлиц».

С его помощью можно решить следующие задачи при работе с учредительными документами:

  1. Учитывать факты выдачи документов, в том числе, распечатывать протокол Передачи документов (его же можно использовать как лист-заместитель):
  2. Автоматически формировать реестры документов по юридическим лицам, которые будут отражать сведения о передаче документов исполнителям (задержанные документы будут подсвечиваться красным цветом):
  3. Настроить оповещения ответственным сотрудникам за определенное время до или после даты возврата учредительных документов:

Документы, которые должны быть у ООО

Коллеги, добрый день!

Так уж получилось, что я с детства люблю «расставлять всё по полочкам» и фигурально выражаясь, и в самом прямом смысле слова. Поэтому моим любимым развлечением на каждом новом месте работы было упорядочение имеющейся документации. И, судя по благополучно пройденным проверкам, получалось это неплохо.

Составить список абсолютно всех документов, которые могут оказаться обязательными в тех или иных ситуациях, – невозможно. Но перечислить основные документы вполне реально, и, думаю, такой список подойдет для большинства компаний.

Корпоративные документы

  1. Копия Устава со всеми изменениями и дополнениями или копия действующей редакции Устава (обязательно с печатью налогового органа)
    Как учили нас в университете «Устав – это своя маленькая конституция». Он обязательно должен быть. А если «потерялся», то нужно сразу бежать в налоговую за копией, потому что без него ни один уважающий себя нотариус ничего не будет заверять: ни доверенность от юр. лица, ни унифицированную форму за подписью директора. Что касается предыдущих редакций устава ООО, то их тоже желательно хранить. Но я на таких уставах помещала надпись «не действует в связи с принятием новой редакции от …». В организациях с более чем 20-летней историей, причем историей наполненной событиями, это простое действие помогало избежать регулярного повторения увлекательного квеста «найди действующую редакцию устава».
  2. Учредительный договор или Договор об учреждении.
    Один из самых странных документов в списке, потому что он «вроде бы есть, а вроде и нет». Юридически этот договор хотя и вышел из списка учредительных документов, но всё ещё существует. Когда учредители создают своё ООО, они в соответствии со статьей 89 ГК РФ должны заключать такой договор. Но, во-первых, при регистрации этот договор никому кроме учредителей не нужен (а часто и им самим он не очень-то и нужен). Во-вторых, этот договор в подавляющем большинстве случаев просто дублирует информацию, которая уже есть в протоколе о создании. В-третьих, договор об учреждении и после регистрации никому не нужен – его даже банки не запрашивают для открытия счета. Но быть он должен. Хотя я знаю много вполне благополучных обществ, где его никогда и не было… Но мы здесь плохому не учим, поэтому быть он должен.
  3. Протокол или решение о создании ООО
  4. Все протоколы общих собраний и решения единственного участника за всю жизнь общества
    Протоколы/решения обязательно хранить все, но самым часто используемым будет протокол/решение об избрании действующего руководителя ООО, т.к. его регулярно будут запрашивать нотариусы. Поэтому его лучше либо иметь в 2 экземплярах (один подшить в папку с протоколами/решениями, второй – хранить неподалеку от устава), либо просто не подшивать в папку до новых выборов руководителя.
    Остальные протоколы/решения лучше всего хранить в одной папочке, упорядоченные по дате принятия.
  5. Список участников ООО
    Список, как правило, ведет руководитель, если иное не установлено уставом или решением участников. Список содержит сведения о каждом участнике (паспортные данные или основные данные о юридическом лице), размер доли каждого участника и сведения о её оплате, а так же размер доли принадлежащей самому обществу с информацией о дате её приобретения обществом.
    Кстати, совсем недавно Николай Андреев опубликовал отличный образец такого списка.
  6. Свидетельство о государственной регистрации юридического лица по форме № Р51003 (или более старое)
    То самое свидетельство, которое выдают при успешной регистрации компании.
  7. Уведомление или Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе
  8. Листы записи ЕГРЮЛ по форме № Р50007 и выданные до июля 2013 года Свидетельства о внесении записи в ЕГРЮЛ
    Обязательно нужно хранить все листы записи в ЕГРЮЛ (и самый первый, и выдаваемые в связи с изменениями), они могу понадобиться у нотариуса и в банке. А вот выписки из ЕГРЮЛ хранить не нужно – у них слишком короткий «срок годности», поэтому проще при необходимости получить новую.
  9. Приказ о вступлении в должность руководителя или о назначении руководителя на должность
    Формально этот приказ относится к документам по кадрам. Но я бы рекомендовала хранить его именно с корпоративными документами в связи со спецификой должности руководителя.
  10. Приказ о назначении главного бухгалтера или о возложении полномочий главного бухгалтера на руководителя
    Этот приказ так же относится к документам по кадрам, но периодически требуется в банках, поэтому лучше хранить его отдельно от остальных кадровых документов.
  11. Информационное письмо Росстата (коды статистики)
    В Москве его можно получить онлайн по адресу http://91.194.112.170/webword/default.aspx. Так как это письмо сейчас получается через интернет, оно вполне может храниться в виде распечатки без печати Росстата. Банки такие письма принимают без вопросов.
Читайте так же:  Наследование по завещанию это

Документы, подтверждающие адрес организации

Если помещение принадлежит самой организации

  1. Свидетельство о праве собственности на помещение, в котором находится организация
  2. Правоустанавливающие документы на помещение

Если помещение арендуется

  1. Договор аренды
  2. Акт приема-передачи помещения
  3. Копия свидетельства о праве собственности на помещение, в котором находится организация заверенная арендодателем
    Предусмотрена п. 1.2 инструкции № 153-И и ст. 7 Федерального закона от 7 августа 2001 г. № 115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма» при открытии счета в банке.

Если помещение является местом жительства руководителя

[3]

  1. Гарантийное письмо от собственника
  2. Копия свидетельства о праве собственности на помещение, в котором находится организация, нотариально заверенная собственником
    Предусмотрена п. 1.2 инструкции № 153-И и ст. 7 Федерального закона от 7 августа 2001 г. № 115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма» при открытии счета в банке.

Документы по основной деятельности

  1. Лицензии и разрешения
    Обязательно нужно хранить все действующие разрешения, лицензии и приложения к ним. Когда закончился срок их действия, эти документы точно не стоит выкидывать. Лучше их подшить и отправить в свой архив, т. к. они ещё могу понадобиться при повторном получении лицензии или разрешения, или при определенных обстоятельствах потребуются в суде.
  2. Подтверждение того, что компания является членом специализированной СРО
    Если компания состоит в СРО.
  3. Допуски к строительным, проектировочным и реставрационным работам
    Если для выполняемых работ требуются такие допуски. Так же как и лицензии, по тем же причинам все документы, связанные с членством в СРО и полученных допусках, обязательно хранить и после окончания срока их действия или выхода из СРО.
  4. Уведомления о начале деятельности
    Если по закону о начале деятельности следует специально уведомлять органы власти.
  5. Документы о внесении в Торговый реестр
    Если ООО осуществляетторговую деятельность или поставки товаров (за исключением производителей товаров).
  6. Документы на ККТ и договоры на их обслуживание
    Если в работе используется контрольно-кассовая техника.

Кадровые документы

Обязательные документы по кадрам – это те документы, которые упомянуты в Трудовом кодексе и других законах, поэтому их отсутствие влечет наложение административного штрафа или приостановления деятельности по статье 5.27.КоАП, а повторное привлечение должностного лица по этой статье влечет дисквалификацию на срок до 3 лет.

Кроме того, статьи 5.28-5.31 КоАП устанавливают ответственность за нарушения в связи с заключением коллективного договора.

Документы, которые являются обязательными всегда

Документы, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах:

Кроме того есть большое количество документов, которые ведутся и хранятся в бухгалтерии, но их перечень слишком сложен и многообразен для включения в эту статью. Поэтому по поводу бухгалтерских документов, думаю, лучше сразу обратиться к бухгалтеру.

UPD от 1 августа
Вместе с Натулёк разобрались с актуальностью Пречней документов. Сейчас всё-таки действует Перечень, принятый Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. Он официально вступил в силу 30 сентября 2011 года. В этом Перечне Вы можете узнать сроки хранения всех документов, упомянутых в этой статье, и многих других.

Вместо заключения

Коллеги, простите мне мое возможное занудство в разжевывании вроде бы очевидных вещей, но, к сожалению, я столько раз сталкивалась с ситуациями, когда в компании могло не быть устава («а зачем?»), или трудовых договоров («ой, у нас руки не доходят подписать»), или ещё чего-то в этом духе, что теперь твердо знаю: жизнь куда разнообразней наших представлений о ней.

Видео (кликните для воспроизведения).

И, кстати, если я всё-таки не учла всего разнообразия жизни, и забыла о каком-то важном документе – прошу Вас дополнить меня в комментариях!

Источники


  1. Панов, В.П. Сотрудничество государств в борьбе с международными уголовными преступлениями: учеб пособие; М.: Юрист, 2011. — 160 c.

  2. Профессиональная этика и служебный этикет. Учебник. — М.: Юнити-Дана, Закон и право, 2014. — 560 c.

  3. Малько, Александр Васильевич Теория государства и права в вопросах и ответах. Учебно-методическое пособие / Малько Александр Васильевич. — М.: Дело, 2016. — 445 c.
  4. Ивин, А.А. Логика для юристов; М.: Гардарики, 2011. — 288 c.
  5. Пиголкин, Ю.И. Атлас по судебной медицине / Ю.И. Пиголкин. — М.: Медицинское Информационное Агентство (МИА), 2015. — 726 c.
Какие документы относятся к учредительным
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here