Компенсация за использование личного имущества

Полезная информация по вопросу: "Компенсация за использование личного имущества" от профессиональных юристов. Если будут вопросы - обращайтесь к дежурному специалисту.

Содержание

Облагается ли страховыми взносами сумма компенсации, выплачиваемая сотруднику организации за использование личного имущества (транспорта, мобильного телефона)?

Согласно положениям статьи 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Частью 1 статьи 7 Закона № 212-ФЗ определено, что объектом обложения страховыми взносами на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством для организаций признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые в пользу физических лиц, в частности, в рамках трудовых отношений.

Согласно части 1 статьи 8 Закона № 212-ФЗ база для начисления страховых взносов для плательщиков-организаций определяется как сумма выплат и иных вознаграждений, предусмотренных частью 1 статьи 7 данного закона, начисленных плательщиками страховых взносов за расчетный период в пользу физических лиц, за исключением сумм, указанных в статье 9 Закона № 212-ФЗ.

Пунктом 2 части 1 статьи 9 Закона № 212-ФЗ предусмотрено освобождение от обложения страховыми взносами на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством всех видов установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с исполнением физическим лицом трудовых обязанностей (подпункт «и»).

В соответствии с пунктом 1 статьи 20.1 Закона № 125-ФЗ объектом обложения страховыми взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний признаются выплаты и иные вознаграждения, выплачиваемые страхователями в пользу застрахованных в рамках трудовых отношений и гражданско-правовых договоров, если в соответствии с гражданско-правовым договором страхователь обязан уплачивать страховщику страховые взносы.

Пунктом 2 статьи 20.1 Закона № 125-ФЗ установлено, что база для начисления страховых взносов определяется как сумма выплат и иных вознаграждений, предусмотренных пунктом 1 указанной статьи, начисленных страхователями в пользу застрахованных, за исключением сумм, указанных в статье 20.2 Закона № 125-ФЗ.

В силу подпункта 2 пункта 1 статьи 20.2 Закона № 125-ФЗ не подлежат обложению страховыми взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), в том числе связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.

Следовательно, сумма компенсации, выплачиваемая сотруднику организации за использование личного имущества (транспорта, мобильного телефона), не подлежит обложению страховыми взносами как на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, так и на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, если использование данного имущества связано с исполнением трудовых обязанностей (разъездной характер исполнения трудовых обязанностей, служебные цели и другие) в размере, определяемом соглашением между организацией и таким сотрудником.

При этом размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием упомянутого имущества для целей трудовой деятельности.

[1]

Адрес:
367003, Республика Дагестан, г. Махачкала, ул. Богатырева, д. 8
Схема проезда

Приёмная: (8722) 62-33-74

Горячая линия : (8722) 56-01-65

Факс: (8722) 62-82-57

Пн-Чт: 9:00-18:00

Пт: 9:00-16:45
(обед: 13:00-13:45)
Выходные: Сб, Вс

Энциклопедия решений. НДФЛ с компенсации за использование личного имущества работника

НДФЛ с компенсации за использование личного имущества работника

Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей. Поскольку глава 23 НК РФ не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях и не предусматривает порядок их установления, то для целей применения п. 3 ст. 217 НК РФ следует руководствоваться положениями ТК РФ.

Согласно ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества, работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Таким образом, не подлежат налогообложению (освобождаются от налогообложения) НДФЛ суммы компенсационных выплат в связи с использованием личного имущества (включая транспортные средства) работника при выполнении им трудовых обязанностей в размерах, согласованных сторонами трудового договора.

Для предоставления освобождения от обложения НДФЛ компенсации за использование личного имущества нужно иметь в наличии документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику, расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели, а также документы, подтверждающие суммы произведенных в этой связи расходов (см. письма Минфина России от 20.04.2015 N 03-04-06/22274, от 27.08.2013 N 03-04-06/35076, от 21.09.2011 N 03-04-06/6-228 и др.).

Например, при получении компенсации за использование в служебных целях транспортного средства, по мнению специалистов финансового и налогового ведомств, необходимы:

— копия технического паспорта транспортного средства;

При этом управление автомобилем по доверенности не лишает работника права на необлагаемую НДФЛ компенсацию (см., например, постановления АС Северо-Западного округа от 28.08.2014 N Ф07-6326/14, ФАС Уральского округа от 22.04.2014 N Ф09-1388/14).

Представители Минфина России и налоговых органов разъяснили, что для получения компенсации за использование транспорта в служебных целях работники должны вести учет служебных поездок в путевых листах. Есть пример судебного решения, в котором указывается, что основанием для компенсационных выплат являются, в частности, путевые листы с отметками о служебных поездках. См. письма Минфина России от 27.06.2013 N 03-04-05/24421, от 29.12.2006 N 03-05-02-04/192, УФНС России по г. Москве от 22.02.2007 N 20-12/016776, от 20.09.2005 N 20-12/66690, постановление ФАС Северо-Западного округа от 17.02.2006 N А66-7112/2005. Однако существует и судебное решение, в котором судьи пришли к выводу, что для выплаты компенсации и признания ее в качестве расходов составление путевых листов не обязательно (постановление ФАС Центрального округа от 10.04.2006 N А48-6436/05-8).

Компенсация за использование в служебных целях личного имущества (например, сотовых телефонов) не облагается НДФЛ в размере, установленном соглашением сторон трудового договора. При этом организация должна располагать документами, подтверждающими принадлежность используемого имущества налогоплательщику и расходы, понесенные сотрудником при использовании этого имущества в служебных целях. Из судебных решений следует, что поскольку нормы компенсаций за использование в служебных целях инструмента, компьютеров и сотовых телефонов не установлены законодательством, такие выплаты не облагаются НДФЛ в размерах, установленных трудовыми договорами. См. письма Минфина России от 21.09.2011 N 03-04-06/6-228, от 23.12.2009 N 03-04-07-01/387, от 17.09.2009 N 03-04-06-01/138, от 02.03.2006 N 03-05-01-04/43, УФНС России по г. Москве от 21.01.2008 N 28-11/4115, от 28.08.2007 N 28-17/1269, постановления ФАС Поволжского округа от 19.08.2008 N А06-6865/07, ФАС Поволжского округа от 27.03.2007 N А65-11684/06.

Оформление компенсации за использование личного имущества в служебных целях

При исполнении трудовых функций сотрудники предприятий часто пользуются собственным имуществом в виде мобильного телефона, транспортного средства, инструмента (в том числе музыкального) или оборудования.

Инициатором подобного использования может выступать как руководство организации, так и работник. В любой ситуации должны быть соблюдены положения трудового законодательства, касающиеся возмещения затрат сотрудника (ст. 188 ТК РФ), если:

  • используемый объект/устройство является частной собственностью работника или находится в распоряжении такового на законных основаниях;
  • имущество востребовано не в личных целях владельца, а в интересах компании;
  • работодатель не возражает против применения в работе собственности сотрудника;
  • сумма возмещения определяется по договоренности сторон.

В ТК РФ не указан полный перечень имущества, принадлежащего работнику и используемого в процессе трудовой деятельности с согласия руководства предприятия. Поэтому компенсировать можно применение в работе любого личного имущества, осуществляемого с согласия/разрешения руководства организации.

Соглашение о компенсации за использование собственного имущества

Размер возмещаемых сотруднику расходов за эксплуатацию в работе личного имущества устанавливается посредством:

  • указания вида задействованного объекта и платы за его использование в трудовом контракте;
  • оформления соглашения об аренде.

До заключения соглашения предприятие должно определить необходимость привлечения собственности работника в процессе выполнения им трудовых обязанностей, а также принадлежность последнего сотруднику.

Отражение возмещения в трудовом контракте

После того как стороны договорились об использовании имущества работника, происходит подписание контракта или дополнительного соглашения к нему с указанием условий работы с объектом.

В тексте документа отражается:

  • наименование объекта, модель, идентификационный номер;
  • для каких целей предполагается его эксплуатировать;
  • документы, подтверждающие право собственности на описываемый предмет;
  • оценочная стоимость объекта на дату оформления договора;
  • планируемый срок (период) эксплуатации;
  • при каких условиях соглашение прекращает свое действие;
  • величину компенсационной выплаты владельцу используемого объекта;
  • условия и порядок оплаты возмещения.

Период действия договоренности об использовании собственности работника не может превышать срок действия трудового договора.

К соглашению следует приложить копии документов на право собственности/пользования объектом, расчет суммы оплаты и иные документы, отражающие особенности сделки.

Величина возмещения может устанавливаться сторонами договора в любом размере, так как в ТК РФ ограничений по нему не предусмотрено. Сумма выплаты может покрывать износ имущества (ст. 106 ТК РФ), амортизационные отчисления и учитываться в себестоимости продукта полностью независимо от размера. Работодатель вправе также возмещать владельцу затраты по ремонту объекта, его содержанию и эксплуатации.

К сведению! При согласовании оплаты следует учитывать ПП РФ №92 (08.02.2002), определяющее нормы затрат предприятия на плату за использование личного ТС (автомобиля, мотоцикла). В учете возмещение в пределах действующих норм относят к прочим расходам по производству и реализации. Выплаты, превышающие нормативное значение, не будут приняты к зачету ФНС.

Компенсация охватывает лишь время эксплуатации объекта в интересах предприятия-работодателя и не выплачивается за периоды отсутствия сотрудника на рабочем месте в связи с отпуском или при болезни.

Оформление выплаты по договору аренды

Оформление договора аренды имущества, принадлежащего сотруднику компании, производится с учетом положений ГК РФ. К примеру, транспортное средство может быть арендовано с экипажем или без такового. Соответственно управлять арендованным ТС, осуществлять техническое обслуживание автомобиля будет работник (владелец) или иные сотрудники, назначаемые работодателем (арендатором).

В тексте договора об аренде отражаются параметры арендуемого объекта, условия сделки, все особенности правоотношений сторон, включая стоимость аренды. За пользование собственностью сотрудника компания оплачивает не компенсацию, а арендную плату.

Отражение в учете оплаты за использование личного имущества

При заключении соглашения об аренде следует учесть, что:

  1. Арендная плата – это доход, получаемый работником, поэтому предприятие обязано произвести удержание НДФЛ с начисляемой платы за аренду. При нарушении указанного условия работодатель будет подвергнут штрафу в размере 20% от неудержанной суммы налога.
  2. При наличии документального подтверждения расходов, произведенных согласно условиям договора аренды, размер облагаемого дохода может быть уменьшен на величину расходов при подсчете налога на прибыль.
  3. По арендным выплатам не предусмотрены страховые взносы, так как не отнесены к облагаемым выплаты по сделкам, касающимся передачи имущества в пользование (ст. 420 НК РФ).

При оплате компенсации по задействованному в трудовой деятельности личному имуществу НДФЛ не удерживается (ст. 217 НК РФ, письмо МФ РФ № 03-04-06/11996, 11.04.2013). Выплата в любой сумме, оговоренной в трудовом контракте/приложении к контракту, считается компенсацией, выплачиваемой согласно законодательству.

В большинстве ситуаций при подсчете налога по прибыли можно списать возмещение на расходы полностью (письмо МФ РФ от 11.04.2013). Исключение составляют ситуации по использованию в работе принадлежащего частному лицу автотранспорта, когда в налоговые траты включается сумма компенсации, соответствующая установленным нормам (ст. 264 НК РФ).

Компании, работающие по УСН, в которой налогообложение производится с разницы затрат и поступлений, также могут снизить налогооблагаемый объем на размер компенсаций, выплачиваемым сотрудникам за пользование личным ТС, в пределах установленных норм (ст. 346 НК РФ).

К сведению! Нормы затрат по оплатам включают все траты, связанные с задействованием личного транспорта в служебной сфере. Любые сверхнормативные оплаты и возмещения расходов при пользовании личным ТС не понижают облагаемую сумму при подсчете налога по УСН, по (письмо МФ РФ № 03-11-11/82, 26.02.2013).

В бухучете компенсация отражается на 73 сч. «Расчеты по прочим операциям с персоналом» операцией:

Дебет сч. 26, 44 / Кредит сч. 73 (субсч. «Расчеты по компенсации»).

Выдана оплата за эксплуатацию собственного имущества сотрудника в служебных целях:

Дебет сч. 73 / Кредит сч. 50, 51.

Компенсация за пользование собственностью работника снижает базу для подсчета налогов только при наличии документального подтверждения факта использования объекта.

Возможные спорные ситуации по оплате компенсации

В процессе осуществления трудовой деятельности между работником и руководством предприятия могут возникать разногласия по вопросам компенсации за использование личного имущества в процессе труда.

Если произошла поломка компьютера у сотрудника, работающего не в офисе компании, то невозможно установить, произошла ли поломка при исполнении работы или при эксплуатации устройства с личными целями.

Все условия по использованию объектов личной собственности (размер, порядок, периодичность оплаты возмещения и иных трат, особые условия), в том числе технических или программных устройств, средств защиты информации, должны отражаться в трудовом договоре о дистанционной работе сотрудника (ст. 57, 312 ТК РФ).

Если условие, касающееся поломки компьютера, не было включено в трудовой договор, то данное обстоятельство не освобождает организацию от необходимости произвести оплату стоимости ремонта оборудования в случае его поломки.

Разногласия возникают по оплате использования личного ТС для проезда к месту командировки. Но работник, направленный в служебную командировку, получает возмещение расходов на проезд (ст. 168 ТК РФ). В законе не содержится уточнение по виду используемого для проезда транспорта. Поэтому компенсацию проезда на личном автомобиле следует отнести к возмещению затрат на командировку.

Компенсация за использование личного имущества

И.В. Артемова,
главный бухгалтер, консультант

Государственные (муниципальные) учреждения могут выплачивать своим работникам, чьи служебные обязанности связаны с постоянными разъездами, компенсации за использование личного автомобиля. Также могут выплачиваться компенсации за использование иного личного имущества работниками. Порядок учета таких компенсаций различается в бухгалтерском (бюджетном) и налоговом учете, о чем мы и расскажем в настоящей статье.

Трудовой кодекс о компенсациях

Согласно статье 188 Трудового кодекса РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
Наиболее распространены компенсации работникам за использование личных автомобиля для служебных поездок и мобильного телефона. Встречаются также случаи выплаты компенсации за использование личного ноутбука или компьютера, другой оргтехники и т. д.
Компенсации могут выплачиваться работникам учреждения за счет бюджетных средств (или средств субсидий на выполнение государственного (муниципального) задания) или за счет приносящей доход деятельности. Предельные размеры компенсаций различаются в зависимости от источника финансирования.

Компенсации в бухгалтерском (бюджетном) учете

Телефоны Режим работы
Видео (кликните для воспроизведения).

При выплате компенсаций за использование личного автомобиля учреждениями необходимо руководствоваться нормами действующего до сих пор приказа Минфина России от 04.02.2000 № 16н «Об изменении предельных норм компенсации за использование личных легковых автомобилей и мотоциклов для служебных поездок» (далее — Приказ № 16н).
Согласно Приказу № 16н предельный размер месячной компенсации в зависимости от марки автомобиля составляет:

Марка автомобиля Предельные нормы компенсации в месяц (руб.)
ЗАЗ 116
ВАЗ (кроме ВАЗ-2121) 148
АЗЛК, ИЖ 173
ГАЗ, УАЗ, ВАЗ-2121 221
Мотоциклы (для работников органов местного самоуправления сельской местности) 91

Обратите внимание. Доступ к полному содержимому данного документа ограничен.

В данном случае предоставлена только часть документа для ознакомления и избежания плагиата наших наработок.
Для получения доступа к полным и бесплатным ресурсам портала Вам достаточно зарегистрироваться и войти в систему.
Удобно работать в расширенном режиме с получением доступа к платным ресурсам портала, согласно прейскуранту.

Минфин напомнил особенности налогообложения компенсации за использование личного имущества сотрудника

Нужно ли включать компенсацию за использование личного имущества работника (например, автомобиля) в производственных целях в доход, облагаемый НДФЛ? Можно ли учесть такую компенсацию в расходах при расчете налога на прибыль? На эти вопросы Минфин России ответил в письме от 11.04.13 № 03-04-06/11996.

Чиновники напомнили норму статьи 188 Трудового кодекса. В данной норме сказано, что если сотрудник использует на работе свое имущество, и это происходит с согласия или ведома работодателя, то организация обязана возместить сотруднику расходы, связанные с использованием имущества, и выплатить компенсацию за его использование, износ (амортизацию). Размер возмещения расходов определяется по письменному соглашению работника с работодателем.

[2]

На основании пункта 3 статьи 217 НК РФ компенсационные выплаты, связанные с исполнением работником трудовых обязанностей, не облагаются НДФЛ в пределах норм, установленных законодательством РФ. Поскольку Налоговый кодекс не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях и не предусматривает порядок их установления, то нужно применять нормы Трудового кодекса. А именно упомянутую выше статью 188 ТК РФ. Таким образом, от НДФЛ освобождаются компенсационные выплаты за использование имущества работника и расходы, связанные с его использованием, в сумме, определенной соглашением сторон. При этом, предупреждают в Минфине, необходимо иметь: документы, подтверждающие принадлежность имущества налогоплательщику; расчет компенсаций; документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя; документы, подтверждающие расходы, связанные с использованием этого имущества.

По поводу учета при налогообложении прибыли сумм компенсаций за использование имущества работника, чиновники отметили следующее. Если в интересах работодателя используется личный легковой автомобиль или мотоцикл работника, то компенсация включаются в налоговую базу по налогу на прибыль лишь в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 08.02.02 № 92 (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Что касается иного личного имущества (за исключением личного транспорта), размер возмещения расходов за использование этого имущества в служебных целях определяется соглашением между организацией и сотрудником. При этом данные расходы, как и любые другие, должны соответствовать положениям статьи 252 НК РФ об экономической обоснованности затрат.

Налог на прибыль: учет суммы возмещения расходов работника за использование личного имущества в производственных целях

Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики по вопросам налогообложения в соответствии со статьей 34.2 Налогового кодекса РФ (далее — Кодекс) разъясняет следующее.

1. Согласно статье188 Трудового кодекса РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

В соответствии с пунктом 1 статьи 252 Кодекса расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 Кодекса убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Таким образом, размер возмещения расходов работника за использование личного имущества (за исключением личного транспорта) в служебных целях определяется соглашением между организацией и таким сотрудником и должен соответствовать положениям статьи 252 Кодекса в части экономической обоснованности затрат, связанных с фактическим использованием упомянутого имущества для целей трудовой деятельности.

Расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов включаются в налоговую базу по налогу на прибыль организаций в пределах норм, установленных Правительством Российской Федерации в соответствии с положениями подпункта 11 пункта 1 ст. 264 Кодекса.

2. В соответствии с пунктом 3 статьи 217 Кодекса не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.

Поскольку глава 23 «Налог на доходы физических лиц» Кодекса не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях и не предусматривает порядок их установления, то для целей применения пункта 3 статьи 217 Кодекса следует руководствоваться положениями Трудового кодекса РФ.

Таким образом, учитывая положения статьи 188 Трудового кодекса РФ, освобождению от обложения налогом на доходы физических лиц в соответствии с пунктом 3 статьи 217 Кодекса подлежат суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей, в соответствии с соглашением сторон трудового договора.

При этом должны иметься документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, а также документы, подтверждающие суммы произведенных в этой связи расходов.

3. Согласно статье 28 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» плательщики страховых взносов имеют право получать от федерального органа исполнительной власти, осуществляющего функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере социального страхования, письменные ответы на вопросы, касающиеся применения законодательства Российской Федерации о страховых взносах.

По вопросу уплаты страховых взносов в Пенсионный фонд РФ, Фонд социального страхования РФ и Федеральный фонд обязательного медицинского страхования следует обращаться в Министерство труда и социальной защиты РФ, на которое возложены указанные выше функции.

Компенсация за использование личного имущества сотрудника

Многие работники с согласия или ведома нанимателя и в его интересах используют свое личное имущество: инструменты, личный транспорт, оборудование, другие технические средства и материалы. В свою очередь работодатель выплачивает им компенсацию за использование, износ (амортизацию) этого имущества, а также возмещает расходы, связанные с его использованием. Причем размер возмещения расходов договорившиеся стороны определяют соглашением, состав .

Комментарии к документам доступны только платным подписчикам

Оформите подписку сейчас, и вы получите полный доступ к электронной версии журнала.

Компенсация за использование личного имущества

И.В. Артемова,
главный бухгалтер, консультант

На основании Трудового кодекса РФ государственные (муниципальные) учреждения могут выплачивать своим работникам компенсацию за использование личного имущества в служебных целях. Это касается автомобилей, мобильных телефонов и другого имущества. Размер компенсации устанавливается по соглашению сторон, однако в ряде случаев установлен максимальный или рекомендуемый размер. Кроме того, компенсация нормируется в целях исчисления налога на прибыль.

Трудовой кодекс о компенсациях

Согласно статье 188 Трудового кодекса РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
Наиболее распространены компенсации работникам за использование личного автомобиля для служебных поездок и мобильного телефона. Встречаются также случаи выплаты компенсации за использование личного ноутбука или компьютера, другой оргтехники и т.д.

Компенсация за личные автомобили

Трудовой кодекс РФ не устанавливает конкретного или предельного размера компенсаций, однако в ряде случаев такой размер установлен законодательно.

Компенсация федеральным гражданским служащим

Для федеральных государственных гражданских служащих постановлением Правительства РФ от 02.07.2013 № 563 утверждены Правила выплаты денежной компенсации за использование федеральными государственными гражданскими служащими личного транспорта (легковые автомобили и мотоциклы) в служебных целях и возмещения расходов, связанных с его использованием (далее — Правила № 563). Предельные значения компенсации для госслужащих установлены в следующих размерах:

2 400 руб. в месяц — за использование легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно;
3 000 руб. в месяц — за использование легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя свыше 2000 куб. см;
1 200 руб. в месяц — за использование мотоциклов.

Затраты возмещаются служащим, служебная деятельность которых связана с постоянными служебными поездками в соответствии с их должностными обязанностями. Возмещение затрат осуществляется на основании заявления служащего с указанием сведений, об исполнении каких должностных обязанностей и с какой периодичностью используется личный транспорт.
Решение о выплате компенсации и возмещении расходов принимается работодателем в 10-дневный срок со дня получения заявления гражданского служащего с учетом:

необходимости использования личного транспорта для исполнения должностных обязанностей, связанных с постоянными служебными поездками;
времени использования личного транспорта в служебных целях;
объема бюджетных ассигнований, предусмотренных соответствующему федеральному государственному органу в федеральном бюджете на обеспечение его деятельности.

При этом затраты на ГСМ возмещаются исходя из суммы фактических затрат, подтвержденных документально (счетами, квитанциями, кассовыми чеками и др.).

Обратите внимание. Доступ к полному содержимому данного документа ограничен.

В данном случае предоставлена только часть документа для ознакомления и избежания плагиата наших наработок.
Для получения доступа к полным и бесплатным ресурсам портала Вам достаточно зарегистрироваться и войти в систему.
Удобно работать в расширенном режиме с получением доступа к платным ресурсам портала, согласно прейскуранту.

В каком случае компенсация за использование личного имущества работника в служебных целях не облагается НДФЛ

Минфин России в письме от 20.04.15 № 03-04-06/22274 рассмотрел вопрос о порядке начисления НДФЛ на сумму компенсации за использование личного имущества работника в служебных целях. Специалисты ведомства пришли к выводу, что такие выплаты НДФЛ не облагаются. Но только в том размере, который определен соглашением между организацией и сотрудником.

Чиновники рассуждают следующим образом. По общему правилу компенсационные выплаты, связанные с исполнением работником трудовых обязанностей, не облагаются НДФЛ в пределах норм, установленных законодательством РФ (п. 3 ст. 217 НК РФ). Поскольку Налоговый кодекс не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях и не предусматривает порядок их установления, то нужно применять нормы Трудового кодекса. А именно — статьи 188 ТК РФ. В ней сказано, что если сотрудник использует на работе свое имущество, и это происходит с согласия или ведома работодателя, то организация обязана возместить сотруднику расходы, связанные с использованием имущества, и выплатить компенсацию за его использование, износ (амортизацию). Размер возмещения расходов определяется по письменному соглашению работника с работодателем.

С учетом изложенного, авторы письма приходят к следующему выводу. Если имущество используется физлицом в интересах работодателя при выполнении сотрудником обязанностей в соответствии с трудовым договором, то на суммы компенсации (в размере, определенном соглашением сторон) НДФЛ не начисляется. Также авторы письма добавили, что в целях освобождения от уплаты НДФЛ необходимо иметь документы, подтверждающие:

  • принадлежность имущества налогоплательщику;
  • расчет компенсаций;
  • фактическое использование имущества в интересах работодателя;
  • расходы, связанные с использованием этого имущества.

Компенсация за использование личного имущества: как установить

В служебных целях чаще всего используют мобильные телефоны, факсы, компьютеры, принтеры, конечно, автомобили. Размер компенсации вы можете установить любой. Законодательство не ограничивает эти выплаты. Единственное условие – размер компенсации должен быть оговорен в трудовом договоре с сотрудником (ст. 188 ТК РФ).

Оргтехника

На сумму компенсации фирма может уменьшить налоговую прибыль. Об этом сказано в пункте 25 статьи 255 Налогового кодекса.

С выплаченной сотруднику суммы не нужно удерживать налог на доходы и страховые взносы. Объясним почему.

В пределах норм

В пункте 3 статьи 217 и в подпункте 2 пункта 1 статьи 422 Налогового кодекса сказано, что НДФЛ и страховыми взносами не облагаются компенсации, связанные с исполнением сотрудником своих «трудовых обязанностей» в пределах норм. Однако в законодательстве таких норм для расчета страховых взносов и налога на доходы нет. А исходя из положений статьи 188 ТК РФ, как уже было сказано, размер компенсации определяется соглашением сторон трудового договора. Следовательно, такие выплаты не облагаются НДФЛ и страховыми взносами в полном объеме.

Не придется начислять и взносы по «травматизму». Так как они исчисляются с того же дохода, который облагается страховыми взносами, а именно – в части взносов на обязательное социальное страхование.

Превышение норм

Если размер компенсации превысит размер, установленный трудовым (коллективным) договором, с суммы превышения придется заплатить НДФЛ и взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний. Также на сумму превышения необходимо начислять страховые взносы на ОПС, ОСС и ОМС.

Как установить размер компенсации

Кроме того, не нужно забывать и о принципе экономической целесообразности. Представим ситуацию: фирма установила сотруднику компенсацию за использование его компьютера в размере 10 000 рублей в месяц. Чем можно обосновать целесообразность такого расхода? За три месяца фирма сможет купить собственный новый компьютер! И это обойдется гораздо дешевле. Так что не слишком увлекайтесь и платите разумные компенсации, иначе инспекторы посчитают эти затраты необоснованными и в итоге не разрешат вам учесть их в расходах по налогу на прибыль.

Как правило, компенсацию выплачивают в пределах суммы износа (амортизации), рассчитанного исходя из официально установленных норм. Чтобы определить норму амортизации, можно воспользоваться Классификацией основных средств, включаемых в амортизационные группы (утверждена постановлением Правительства РФ от 1 января 2002 г. № 1). Конкретный размер и порядок выплаты компенсаций устанавливает работодатель по согласованию с работником.

Автомобиль

Сложнее будет, если вы решите платить сотруднику за пользование его автомобилем. Определить сумму компенсации вы можете, конечно, сами, но вот учесть эти расходы при расчете налога на прибыль будете вправе только по установленной законом норме (п. 11 ст. 264 НК РФ). Эти нормы есть в постановлении Правительства РФ от 8 февраля 2002 года № 92.

[3]

Для легковых автомобилей с объемом двигателя до 2000 куб. см компенсация учитывается для целей налогообложения прибыли в сумме 1200 рублей, а более 2000 куб. см – 1500 рублей в месяц.

Какую сумму в этом случае не нужно облагать НДФЛ? Эти нормы правительство установило исключительно для расчета налога на прибыль, а для НДФЛ они не действуют. Такую позицию поддерживают и судьи (см. постановление Президиума ВАС РФ от 30 января 2007 г. № 10627/06 по делу № А32-35519/2005-58/731).

Выходит, удерживать и платить налог на доходы физлиц не нужно со всей суммы компенсации, которую установила сама фирма.

По вопросам применения норм компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях для исчисления страховых взносов на ОПС, ОСС, ОМС и взносов «по травме» имеется письмо Минздравсоцразвития России от 12 марта 2010 года № 550-19, которое применяют компании, использующие личное имущество своих сотрудников в служебных целях.

В письме чиновники указали, что на основании подпунта «и» пункта 2 части 1 статьи 9 Федерального закона от 24 июля 2009 года № 212-ФЗ (действует до 1 января 2017 г.; с 1 января 2017 г. – ст. 422 НК РФ) все виды компенсационных выплат в пределах норм, которые установлены законодательством, освобождены от обложения взносами, если связаны с исполнением трудовых обязанностей. На основании статьи 188 Трудового кодекса размер возмещения расходов за использование личного транспорта в служебных целях определяют соглашением сторон трудового договора в письменной форме. Именно на сумму компенсации, прописанную в договоре, страховые взносы начислять не нужно.

Не облагают выплаченную компенсацию и взносами «по травме» (письмо ФСС РФ от 17 ноября 2011 г. № 14-03-11/08-13985). Уменьшить налоговую прибыль на эти расходы фирма сможет только после того, как выплатит такую компенсацию сотруднику (пп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ). Поэтому сумму, которая причитается сотруднику за истекший месяц, лучше выдавать в последних числах месяца.

Выплата компенсации

Компенсацию выплачивают ежемесячно на основании приказа руководителя фирмы. В нем указывают фамилию, имя и отчество лица, получающего компенсацию, и ее сумму.

Видео (кликните для воспроизведения).

Компенсацию не выплачивают работнику за те дни, которые он находился в отпуске или болел. В это время он не мог использовать автомобиль в служебных целях.

Практическая энциклопедия бухгалтера


Все изменения 2019 года уже внесены в бератор экспертами. В ответе на любой вопрос у вас есть всё необходимое: точный алгоритм действий, актуальные примеры из реальной бухгалтерской практики, проводки и образцы заполнения документов.

Источники


  1. Ваш домашний адвокат. Экстренная юридическая помощь. Советы Юриста. — М.: Мир книги, 2004. — 448 c.

  2. Виктор, Дмитриевич Перевалов Теория государства и права 5-е изд., пер. и доп. Учебник и практикум для прикладного бакалавриата / Виктор Дмитриевич Перевалов. — М.: Юрайт, 2016. — 690 c.

  3. Делия, В. П. История и методология науки производства / В.П. Делия, Л.Д. Гагут, Ю.А. Гнидина. — М.: Де-По, 2013. — 304 c.
  4. Пикуров, Н. И. Комментарий к судебной практике квалификации преступлений на примере норм с бланкетными диспозициями / Н.И. Пикуров. — М.: Юрайт, 2014. — 496 c.
  5. Образцов, В.А. Криминалистика. Курс лекций; М.: Право и закон, 2011. — 448 c.
Компенсация за использование личного имущества
Оценка 5 проголосовавших: 1
Читайте так же:  Соглашение о разделе имущества при разводе образец