Налогообложение компенсаций за разъездной характер работы

Полезная информация по вопросу: "Налогообложение компенсаций за разъездной характер работы" от профессиональных юристов. Если будут вопросы - обращайтесь к дежурному специалисту.

Налогообложение при разъездном характере работы (Савинова М.В.)

Дата размещения статьи: 23.05.2015

Часто торговые компании привлекают к работе так называемых торговых представителей. Как с минимальными налоговыми рисками возмещать им расходы, совершенные при выполнении их служебных обязанностей?

Во многих торговых компаниях предусмотрены должности торговых представителей, работа которых связана с постоянными разъездами по городу и прилегающим населенным пунктам. Подобные поездки не являются командировками, считается, что такая работа носит разъездной характер.

Трудовой кодекс РФ обязывает работодателя возмещать расходы «разъездным» сотрудникам. Порядок возмещения расходов установлен ст. 168.1 ТК РФ. Возмещаться должны расходы по проезду, найму жилого помещения, а также дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие), и иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Признать понесенные затраты расходами, уменьшающими базу по налогу на прибыль, можно при условии, что они удовлетворяют всем критериям, упомянутым в ст. 252 НК РФ.

Разъездной характер работы

Трудовой кодекс РФ предоставляет работодателю право самостоятельно определять, у каких сотрудников в силу исполняемых ими должностных обязанностей разъездной характер работы. Так, если для сотрудника служебная поездка входит в ежедневные должностные обязанности, то его работа носит разъездной характер. Если это лишь эпизодические поездки, а основное время сотрудник работает в офисе, то в таком случае оформляются однодневные командировки.

Указания на характер работы должны содержаться в коллективном договоре, должностной инструкции и в трудовом договоре с работником, где должно быть также оговорено постоянное место работы, обязанности и все нюансы о размерах и порядке возмещения расходов, связанных со служебными поездками. Кроме того, в организации в обязательном порядке должны быть утверждены положения о разъездном характере работы, где необходимо перечислить должности, предусматривающие подобную работу, основания служебной поездки, все компенсационные выплаты, надбавки, состав и суммы возмещаемых расходов, а также порядок осуществления расчетов с сотрудниками (Письма ФСС РФ от 02.04.2010 N 02-03-16/08-526П, Федеральной службы по труду и занятости от 12.12.2013 N 4209-ТЗ).

Важно помнить, что существуют различия в порядке документального оформления и возмещения командировочных и «разъездных» расходов. Торговому представителю с разъездным характером работы командировочное удостоверение и приказ о командировке оформлять не следует, ему начисляется обычная зарплата, а не средний заработок, как при командировках.

Возмещение расходов или «фиксированные» выплаты

Бывает, что работодатель решает не возмещать документально подтвержденные расходы сотрудника (например, на проезд), предпочитая выплачивать фиксированную компенсацию, предусмотренную локальными актами организации за разъездной характер работы.

При рассмотрении вопроса налогообложения выплат торговым представителям, в чьи трудовые обязанности входят постоянные разъезды, следует учитывать, что трудовое законодательство предусматривает два вида компенсаций. Это компенсационные выплаты за особые условия труда (в соответствии со ст. 129 ТК РФ они признаются элементами оплаты труда работника), а также выплаты компенсаций в целях возмещения работникам затрат (ст. 164 ТК РФ). Поэтому в случае выплат ежемесячных фиксированных компенсаций в виде доплат к заработной плате за разъездной характер работы контролирующие органы такую выплату не признают возмещением расходов, а относят к выплатам за особые условия труда (п. 25 ст. 255, п. 4 ст. 272 НК РФ). Если же производится возмещение документально подтвержденных расходов, при исчислении базы по налогу на прибыль расходы необходимо учитывать в составе прочих в момент утверждения отчета сотрудника (пп. 49 п. 1 ст. 264, пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

ФНС России разъяснила, что несмотря на то что ограничений по размеру возмещаемых затрат Налоговым кодексом РФ не установлено, понесенные расходы должны быть экономически оправданными и подтвержденными документально (Письмо от 06.08.2010 N ШС-37-3/8488). Таким образом, как надбавки к заработной плате за разъездной характер работы, так и возмещение документально подтвержденных расходов можно учесть при исчислении налога на прибыль. Главное, чтоб они были экономически оправданными.

Важно помнить, что расходы, возмещаемые работодателем, связанные со служебными поездками сотрудников при выполнении ими работ разъездного характера, прямо не поименованы в ст. 346.16 НК РФ, в связи с чем компании, перешедшие на УСН, не вправе их учесть при исчислении налоговой базы (Письмо Минфина России от 16.12.2011 N 03-11-06/2/174). Однако, если в коллективном договоре предусмотреть доплату (надбавку) за разъездной характер работы, такие расходы, на наш взгляд, можно учесть в составе расходов на оплату труда (п. 25 ст. 255 НК РФ, пп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

При решении вопроса об удержания НДФЛ с «разъездных» расходов также необходимо учитывать характер выплат. Если организация выплачивает торговому представителю надбавку к заработной плате за разъездной характер работы, такие выплаты повышают размер оплаты труда, соответственно, подлежат обложению НДФЛ (Письмо Минфина России от 26.03.2012 N 03-04-06/9-76). Если же компания возмещает расходы, такие выплаты НДФЛ не облагаются, так как работодатель обязан возмещать затраты, связанные со служебными поездками (Письмо Минфина России от 19.07.2010 N 03-04-06/6-154).

Арбитражные суды нередко указывают на то, что если размер компенсации определен в фиксированной сумме применительно к перечню должностей и выплачивается ежемесячно, то такие выплаты следует отнести к компенсации в соответствии со ст. 129 ТК РФ. Как следствие, с них следует удерживать НДФЛ (Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 17.07.2013 по делу N А43-23164/2012).

Что касается предельных сумм возмещения «разъездных» расходов, не подлежащих обложению НДФЛ, то, поскольку ограничение, предусмотренное для суточных абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ, установлено для расходов на командировки, оно неприменимо к «разъездным» расходам (Письмо Минфина России от 05.07.2013 N 03-04-06/25956). Поэтому, если указанные суммы будут превышать 700 руб., НДФЛ исчислять не потребуется.

В Письме от 20.01.2014 N 03-11-06/2/1482 Минфин России разъяснил, что выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками сотрудников организации, чья работа носит разъездной характер, не подлежат обложению НДФЛ в размерах, установленных коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами или трудовым договором.

Читайте так же:  Что делать если долг за квартиру большой

Обложение страховыми взносами «разъездных» расходов также нередко вызывает вопросы. Согласно ст. 7 Закона N 212-ФЗ выплаты и иные вознаграждения, начисляемые в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений, признаются объектом обложения страховыми взносами. При этом не подлежат обложению взносами компенсационные выплаты (в пределах норм, предусмотренных законодательством), связанных в том числе с выполнением работником трудовых обязанностей (Письма Минздравсоцразвития России от 26.05.2010 N 1343-19, ФСС РФ от 17.11.2011 N 14-03-11/08-13985).

Поэтому у организации, компенсирующей расходы, связанные со служебными поездками, торговым представителям, в размерах, закрепленных внутренними нормами компании, не возникает обязанности по начислению страховых взносов. Если же организация решит выплачивать надбавку за разъездной характер работы, то ей придется начислить страховые взносы.

Судьи также считают, что доплаты за разъездной характер работы являются составной частью заработной платы, в связи с чем должны включаться в базу для начисления страховых взносов (Постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 01.11.2013 N А45-29823/2012, Уральского округа от 25.12.2012 N Ф09-12604/12).

Таким образом, контролирующие органы не против включения фиксированных компенсаций работникам с разъездным характером работы в состав затрат при расчете налога на прибыль, однако при этом следует удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы.

Возмещение расходов на проезд

Возмещение расходов на проезд торговым представителям может предполагать возмещение стоимости проездных билетов или компенсацию за использование личного автотранспорта. Порядок возмещения расходов на проезд торговым представителям с разъездным характером работы должен быть прописан в коллективном договоре, в котором также необходимо закрепить размеры возмещения. Можно оформить положение «Порядок возмещения расходов на проезд», утвердив его приказом руководителя.

Проездные билеты

Если локальным актом организации предусмотрено возмещение стоимости проездных билетов, то по окончании месяца сотрудник должен представить в бухгалтерию авансовый отчет, к которому нужно приложить подтверждающие документы: проездные билеты, чеки. Данные расходы включаются в состав прочих в момент утверждения авансового отчета сотрудника (пп. 49 п. 1 ст. 264, пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ, Письмо Минфина России от 14.06.2011 N 03-03-06/1/341). Сумма возмещения расходов на проезд не облагается НДФЛ и страховыми взносами (Письма Минфина России от 07.06.2011 N 03-04-06/6-131, ФНС России от 10.11.2011 N ЕД-4-3/[email protected]).

Компенсации за использование личного транспорта

Основанием для выплаты компенсации работникам, использующим личные легковые автомобили для служебных поездок, является приказ руководителя предприятия.

В соответствии с пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ компенсацию за использование личного транспорта можно относить в состав прочих расходов в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 (см. табл.).

Компенсация за разъездную работу в 2019 году

На предприятиях зачастую трудоустроены сотрудники, работа которых имеет разъездной характер, или должностные обязанности которых должны выполняться во время передвижения на транспортном средстве. При этом трудовое законодательство не разъясняет понятия “разъездной”, из-за чего постоянно возникают недопонимания. Давайте выясним, в чем заключаются особенности взаимоотношений между работодателем и “разъездным” сотрудником, и какая работнику полагается компенсация за разъездную работу в 2019 году.

Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните: +7 (812) 467-36-94

Из других регионов РФ звоните: +7 (800) 350-31-76

Какая работа относится к разъездной

Трудовое законодательство хоть и не содержит понятия “разъездной характер работ”, в Трудовом кодексе упоминается о подобных должностных обязанностях:

  • в статье 166 написано, что поездка сотрудника, непосредственно связанная с его прямыми трудовыми обязанностями, не считается командировкой;
  • в статье 57 говорится о том, что работодатель обязан прописывать условия, которые определяют работу разъездного характера, в трудовом договоре;
  • в статье 168.1 сообщается об обязанности нанимателя брать на себя все затраты работников, связанные с переездами, участием в экспедициях и трудом в экстремальных условиях (оплата проезда, аренда квартиры или дома, провоз багажа, оплата ГСМ и так далее).

Компенсация затрат на поездки по подтверждающим документам

Если наниматель и работник договорились о том, что расходы, возникшие в поездке по работе, будут возмещены после предъявления подтверждающих документов, значит затраты будут компенсироваться по факту. Служащий по возвращении из поездки получит ровно столько денег, сколько ему пришлось потратить. Обычно такая схема работает на предприятиях, в которых сотрудники вынуждены ездить в продолжительные служебные поездки за рубеж или в другие регионы страны. Как правило, возмещается стоимость проездных билетов и проживания в отеле или съемной квартире.

Работник должен знать о том, что сумма компенсации должна быть выплачена ему в полном объеме, НДФЛ удерживаться не будет, также как и страховые взносы. Вся сумма, о которой написано в локальном документе, коллективном договоре или в контракте, будет выдана на руки. Даже если наниматель ссылается на то, что компенсация является значимой суммой и составляет приличную часть зарплаты, и что проверяющие органы могут его оштрафовать, нужно требовать всю сумму, поскольку:

  • возмещение расходов не является частью зарплаты, а значит не должно облагаться взносами;
  • компенсация выдается для покрытия дополнительный затрат сотрудника, которые были необходимы для исполнения трудовых обязанностей;
  • возмещение расходов происходит с позволения нанимателя.

Что касается выплаты суточных, закон не обязывает работодателя следовать какой-то определенной схеме выплат – суточные могут быть выплачены в фиксированной сумме, в процентах от зарплаты пропорционально дальности поездки и т.д. Перечень документов, которые подтвердили бы понесенные расходы, также определяет наниматель и закрепляет список в локальном акте. Это могут быть:

  • путевой лист, маршрутный лист, чек, квитанция (при поездке на личном автомобиле или служебной машине);
  • проездной билет на общественном транспорте (при совершении поездки на метро, маршрутном такси, автобусе, электричке, троллейбусе и т.д.);
  • кассовый чек, бланк строгой отчетности (при проживании в отеле);
  • журналы, служебные записки и иные формы, которые служат для документального контроля за передвижением сотрудника.

Если речь идет о торговых представителях, курьерах, экспедиторах, которые каждый день находятся в разъездах, заводится журнал учета поездок по работе. Если же поездки случаются редко, можно сохранять служебные записки. Форма обоих документов законом не установлена, поэтому начальство может разработать их самостоятельно.

Компенсация за разъездную работу: размер суточных

Величина суточных устанавливается нанимателем и закрепляется во внутренних актах компании. У сотрудников размер суточных может отличаться, на усмотрение начальства.

Читайте так же:  Закрытие организации с долгами

Из-за того, что к дате отчета перед нанимателем сотрудники часто теряют оправдательные документы, наниматель теряет возможность оправдать затраты на выплату компенсаций, что привлечет внимание проверяющих органов. И тогда руководитель фирмы устанавливает сотрудникам надбавку к окладу за то, что их работа связана с разъездами – ее величина будет зависеть от наличия отраслевого соглашения. Возмещению будут подлежать:

  • стоимость проездных билетов на любой вид транспорта;
  • плата за аренду квартиры или номер в отеле;
  • внеплановый или незначительный ремонт транспорта;
  • услуги мобильного оператора.

Компенсация за разъездную работу: фиксированная надбавка к зарплате

Руководство предприятия устанавливает фиксированную надбавку за разъездной характер работ, когда:

  • сотрудник расходует непредсказуемое количество денежных средств во время поездки;
  • работник не имеет затрат на оплату проезда, на аренду жилья за рубежом или в других регионах страны;
  • передвижение осуществляется в рамках определенной местности;
  • служащие весь рабочий день или значительную его часть проводят в разъездах.

Когда сотрудник получает фиксированную надбавку, он может не представлять документов, подтверждающих затраты – доплата от этого не изменится в большую или меньшую сторону. При этом наниматель должен учитывать следующие требования закона:

  • надбавка должна составлять 20%, если сотрудник находится в разъездах от 12 дней в месяц;
  • необходимо соблюдать региональные и отраслевые соглашения по поводу надбавок за разъездную работу.

Если ни одно из двух указанных требований не распространяется на нанимателя, он может утвердить любой размер надбавки. Поскольку размер надбавки не зависит от того, сколько конкретно потратил денег сотрудник, вся сумма подлежит обложению НДФЛ и страховыми взносами.

Пример того, как выплачивается компенсация за разъездную работу

Зарплата сотрудника составляет 30 000 рублей. Работодатель установил фиксированную надбавку за разъездной характер работ в размере 10% от зарплаты. Согласно производственному календарю, в феврале месяце 2016 г. 20 трудовых дней. Сотрудник 15 дней работал, 5 дней провел в больнице. Оклад будет рассчитан следующим образом:

  • 30 000 рублей : 20 дн. х 15 дн. = 22 500 рублей – оклад сотрудника без вычета НДФЛ.
  • 22 500 рублей х 0,13 = 2 925 рублей – НДФЛ с оклада.
  • 22 500 – 2 925 = 19 575 рублей – оклад с удержанием НДФЛ.
  • 30 000 х 0,1 = 3 000 рублей – надбавка за разъезды.
  • 19 575 + 3 000 = 22 575 рублей – итоговая зарплата.

Законодательные акты по теме

ч.2 ст.168.1 ТК РФ Требование об указании сведений о фиксированной надбавке за разъездной характер работ в локальном нормативном акте
Постановление Совмина РСФСР от 12.12.1978 № 579 О надбавке в 20% за разъездной характер работ

Типичные ошибки

Ошибка: Работник не ознакомился с локальными нормативными актами компании и устроился на работу. Работодатель установил ему надбавку к зарплате за разъездной характер работ, которая оказалась меньше, чем фактически понесенные расходы.

Комментарий: Сотрудник в момент трудоустройства должен проверить, в каких документах (включая трудовой договор) закреплен порядок выплаты компенсации за разъездную работу.

Ошибка: Сотрудник не сохранил документы, подтверждающие расходы в период поездки и требует возмещения затрат от работодателя.

Комментарий: Если наниматель оплачивается фактически понесенные расходы сотрудника, ему нужны подтверждающие документы, чтобы оправдать расходы на выплату компенсации перед налоговой службой.

Ответы на распространенные вопросы о том, как выплачивается компенсация за разъездную работу

Вопрос №1: У меня разъездной характер работ, я использую личный автомобиль, могу ли я претендовать на возмещение расходов?

Ответ: Да, это может быть фиксированная надбавка к окладу или возмещение фактически понесенных расходов. Во втором случае Вы должны сохранять все квитанции и чеки об оплате ГСМ, техосмотра и ремонта транспорта.

? Видео-советы. Какая компенсация полагается за разъездную работу?

В видео раскрывается информация о том, кто и в каком размере должен компенсировать расходы на разъездную работу⇓

Возмещение расходов сотрудников с разъездным характером работы НДФЛ не облагается

Минфин России разъяснил, что если работа физлиц по занимаемой должности носит разъездной характер, и это отражено в коллективном договоре либо локальных нормативных актах, то выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками таких категорий работников, не подлежат обложению НДФЛ в размерах, установленных нормативными актами или трудовым договором. Такие расходы могут быть отнесены к расходам на оплату труда в целях налогообложения прибыли организаций (письмо Департамента налоговой и таможенной политики Минфина России от 15 февраля 2017 г. № 03-04-06/8562).

Напомним, что не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах установленных норм), связанных, в частности, с выполнением физлицом трудовых обязанностей, включая возмещение командировочных расходов (п. 3 ст. 217 Налогового кодекса). При этом служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (ст. 166 Трудового кодекса). Соответственно, ограничения по размерам суточных в пределах 700 руб. (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ) здесь не существует, уточнили финансисты.

В то же время, работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, работодатель возмещает связанные со служебными поездками расходы по проезду, расходы по найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие), а также иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя, установленные коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами или трудовым договором (ст. 168.1 ТК РФ). При этом размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками таких работников, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников должны устанавливаться коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами или трудовым договором.

Видео (кликните для воспроизведения).

В отношении налога на прибыль такие затраты следует отнести к расходам на оплату труда, как начисления стимулирующего и компенсирующего характера, связанные с режимом работы и условиями труда (п. 3 ст. 255 НК РФ). Причем размер таких затрат должен быть предусмотрен локальными нормативными актами организации.

Представители Минфина России также отметили, что НК РФ не регламентирует перечень документов или мероприятий, подтверждающих производственный характер затрат в части подтверждения обоснованности расходов организации, следовательно могут быть использованы любые из них.

[2]

Облагается ли налогами компенсация за разъездной характер работы водителю-международнику?

Водителю по перевозке международных и внутриреспубликанских грузов начисляется компенсация за разъездной характер работы.

Читайте так же:  Как оформить развод находясь в другом городе

Облагается ли компенсация налогами? Какими, с какого числа? Есть ли официальный документ?

Добрый день, Екатерина!

Звучит как приказ высокого начальства. А где «здрассьте» и волшебное слово?

Яволь, мой Генерал!

Основные нормативные документы, регулирующие порядок выплат компенсаций за подвижной и разъездной характер работы:

  • статья 99 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее — ТК);
  • Инструкция о порядке, условиях и размерах выплаты компенсаций за подвижной и разъездной характер работы, производство работы вахтовым методом, постоянную работу в пути, работу вне места жительства (полевое довольствие), утвержденная постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 25.07.2014 №70 (далее — Инструкция № 70). Инструкция №70 предназначена для использования всеми организациями независимо от ведомственной подчиненности, формы собственности, вида осуществляемой экономической деятельности.

При необходимости выплаты компенсации наниматель издает соответствующий локальный нормативный правовой акт либо вносит изменения и дополнения в действующий локальный нормативный правовой акт (например, в Положение об оплате труда), в котором указываются профессии и должности работников, которым предусмотрены компенсации, а также размеры, порядок и условия их выплат (пункт 8 Инструкции №70).

Так, размер компенсаций наниматель вправе установить как в процентном отношении от тарифной части заработной платы работника (тарифной ставки, должностного оклада), так и в абсолютном выражении (в рублях).

Размер компенсаций не должен превышать размера норм за проживание вне места жительства (суточных), установленных законодательством о возмещении расходов при служебных командировках, с учетом фактического времени пребывания на территории Республики Беларусь или иностранных государств (пункт 7 Инструкции №70).

Размеры суточных при служебных командировках установлены:

  • за границу — постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.01.2001 №7;
  • в пределах Республики Беларусь — постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 16.06.2016 №48 «Об установлении размеров возмещения расходов при служебных командировках».

Порядок и условия предоставления гарантий и компенсаций работникам при служебных командировках установлены:

  • за границу — Инструкцией, утверждённой постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30.07.2010 №115;
  • в пределах Республики Беларусь — Инструкцией, утверждённой постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12.04.2000 №35.

Компенсации работникам за разъездной характер работы относятся к выплатам, не учитываемым при исчислении среднего заработка (подп.3.11 п.3 перечня выплат, учитываемых при исчислении среднего заработка (приложение к Инструкции о порядке исчисления среднего заработка, сохраняемого в случаях, предусмотренных законодательством, утверждённой постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 10.04.2000 № 47)).

Если наниматель отправляет в служебную командировку работника, которому установлена какая-либо из компенсаций, то компенсация за время нахождения в служебной командировке не выплачивается (данные условия следует предусмотреть в ЛНПА организации).

В бухгалтерском учёте начисление компенсации отражается записью Д20, 23, 25, 26, 44 — К70.

Страховые взносы на компенсацию не начисляются в соответствии с пунктом 3 Постановления Совета Министров Республики Беларусь от 25.01.1999 №115 «Об утверждении Перечня выплат, на которые не начисляются взносы по государственному социальному страхованию, в том числе по профессиональному пенсионному страхованию, в бюджет государственного внебюджетного фонда социальной защиты населения Республики Беларусь и по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».

Подоходным налогом компенсация не облагается в соответствии с п.1.3. статьи 163 НК.

Если я справилась с заданием, ставьте лайк 🙂

Компенсация за разъездной характер работы — оформление и налогообложение

Вопрос

Здравствуйте!
Работодатель с целью компенсации расходов, связанных с разъездным характером работы водителей, производит выплату фиксированных надбавок.
Как может быть оформлена данная выплата? Каков порядок отражения данной компенсационной выплаты в бухгалтерском учете организации? Следует ли облагать её страховыми взносами, взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний и НДФЛ?

Ответ

Обоснованность и целевой характер этих выплат подтверждают три документа (п. 1 Письма ФНС от 06.08.2010 N ШС-37-3/8488):

— положение о разъездном характере работы, которым установлены размеры и порядок возмещения расходов на проезд и получение надбавки;

— перечень профессий и должностей работников, работа которых имеет разъездной характер;

— трудовой договор, в котором указано, что работа носит разъездной характер. При этом должность (профессия) работника должна совпадать с одной из должностей (профессий), указанных в перечне.

Согласно ст. 168.1 Трудового кодекса работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель возмещает связанные со служебными поездками:

[1]

  • расходы по проезду;
  • расходы по найму жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
  • иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

При этом ни Трудовой кодекс, ни иные нормативные правовые акты Российской Федерации не рассматривают оплату труда в части превышения тарифных ставок (окладов) в качестве компенсационной выплаты.

Из вышеизложенного следует, что надбавки к заработной плате работников за разъездной характер работы, установленные коллективным или трудовыми договорами, не могут рассматриваться в качестве компенсаций в смысле ст. 164 Трудового кодекса, а повышают размер оплаты труда работников, работа которых носит разъездной характер.

Таким образом, п. 3 ст. 217 Кодекса на такие надбавки не распространяется и они подлежат обложению налогом на доходы физических лиц в общеустановленном порядке (Письмо Минфина РФ от 26.03.2012 N 03-04-06/9-76).

Перечень выплат, не облагаемых взносами, приведен в ст. 422 НК РФ определено, что все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей, не подлежат обложению страховыми взносами. Таким образом, компенсации, которые связаны с выполнением физлицом трудовых обязанностей, предусмотренные законодательством, не облагаются взносами во внебюджетные фонды.

Читайте так же:  Земельный кодекс неразграниченные земли

А поскольку данная надбавка к компенсации не относится и является частью оплаты труда работника, то эта сумма облагается страховыми взносами в общем порядке.

В бухгалтерском учете необходимо сделать следующие проводки:

  • Д 20 (44 и др.) К 70 — Начислена доплата за разъездной характер работы
  • Д 20 (44 и др.) К 69 — Начислены страховые взносы на сумму доплаты
  • Д 70 К 68 — Удержан НДФЛ с суммы доплаты
  • Д 70 К 51 — Перечислена работнику сумма доплаты за разъездной характер работы за текущий месяц (за вычетом удержанного НДФЛ)

Фиксированная компенсация за разъездной характер работы

Правила трудового кодекса

Обязанность работодателя по возмещению работникам с разъездным характером работы их расходов, связанных со служебными поездками, установлена ст. 168.1 ТК РФ. Согласно этой норме возмещению подлежат:

— расходы по проезду;

— расходы по найму жилого помещения;

— дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);

— иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Размеры и порядок возмещения таких расходов, а также перечень работ, профессий, должностей работников с разъездным характером работы устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Кроме того, размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также определяться трудовым договором.

Есть документы? Проблем не будет

Компенсационные выплаты (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), предусмотренные законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления, связанные с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей, НДФЛ и страховыми взносами не облагаются (п. 3 ст. 217, подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ). При этом Налоговый кодекс не содержит определения компенсационных выплат в целях налогообложения. Поэтому данное понятие должно применяться в том значении, в котором оно используется в других отраслях законодательства (п. 1 ст. 11 НК РФ).

Согласно ст. 164 ТК РФ компенсациями считаются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами.

Учитывая положения ст. 164, 168.1 ТК РФ, ст. 217 и 422 НК РФ специалисты Минфина России приходят к следующему выводу. Если в коллективном договоре, соглашении, локальном нормативном акте или трудовом договоре с работником установлено, что его работа по занимаемой должности носит разъездной характер, то выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов работника, связанных с его служебными поездками, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами в случае их документального подтверждения. При отсутствии подтверждающих расходы документов суммы указанных выплат, произведенных в пользу работника, не могут признаваться компенсационными и, следовательно, подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами в общеустановленном порядке.

Такой вывод содержится в письмах Минфина России от 04.03.2019 № 03-15-06/13866, от 17.01.2019 № 03-15-05/1909, от 08.10.2018 № 03-04-05/72198, от 20.09.2018 № 03-15-06/67364, от 25.07.2018 № 03-04-06/52242, от 20.07.2018 № 03-04-05/51201, от 06.07.2018 № 03-04-05/46903.

Аналогичной позиции придерживался и Минтруд России в период, когда исчисление и уплата страховых взносов регулировались положениями Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ (далее — Закон № 212-ФЗ). В письме от 28.12.2015 № 17-3/В-641 он указал, что исходя из положений ст. 164 и 168.1 ТК РФ компенсации должны быть направлены именно на возмещение работникам понесенных расходов в связи с тем, что их работа осуществляется в пути или имеет разъездной характер. И это должно подтверждаться документально. А при отсутствии документального подтверждения целевого использования денежных выплат работникам, выдаваемых в связи с особым характером их работ, теряется непосредственно компенсационный характер таких выплат, и они рассматриваются как выплаты в рамках трудовых отношений, подлежащие обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке.

Как видите, по мнению чиновников, компенсация имеет место, только когда есть подтверждающие расходы документы.

Позиция судов

В отличие от чиновников, суды не увязывают квалификацию выплаты в качестве компенсационной с обязательным наличием документов, подтверждающих понесенные разъездным работником расходы.

Так, в п. 4 Обзора практики рассмотрения судами дел, связанных с применением главы 23 Налогового кодекса Российской Федерации, утвержденного Президиумом Верховного суда РФ 21 октября 2015 г. (далее — Обзор), рассмотрена следующая ситуация. Компания оплачивала работникам проезд на городском транспорте общего пользования, такси без подтверждающих документов, предусмотрев в положении об оплате труда надбавку за передвижной характер труда. Так как НДФЛ с надбавки компания не удерживала, налоговики привлекли ее к ответственности по ст. 123 НК РФ. Компания обратилась в суд.

Суд указал, что определяющее значение для целей налогообложения имеет характер соответствующей выплаты, позволяющий отнести ее к числу компенсаций, предусмотренных ст. 164 ТК РФ, а не наименование (надбавка, увеличение оклада, льгота). Доплаты за разъездной характер работы рассчитывались в компании по нормативам, установленным в положении об оплате труда в зависимости от количества дней, проведенных работником в разъездах в течение месяца. Следовательно, спорные выплаты по своему характеру являлись компенсационными и не подлежали налогообложению на основании п. 3 ст. 217 НК РФ, несмотря на то что именовались надбавками к окладу.

Такую же позицию суды занимают и в отношении страховых взносов. Так, в деле, рассмотренном в постановлении АС Западно-Сибирского округа от 14.07.2016 № Ф04-3144/2016, компания на основании положения трудовых договоров выплачивала работникам с разъездным характером работы компенсацию в сумме 2000 руб. за каждые сутки пребывания в рейсе без подтверждающих документов. Проверяющие из ПФР посчитали, что поскольку подтверждающих документов нет, то данные суммы нельзя рассматривать как компенсационные и они должны облагаться страховыми взносами. При этом они исходили из письма Минтруда России от 07.07.2015 № 17-4/ООГ-988, в котором сказано, что выплаты в качестве компенсации расходов разъездных работников не облагаются страховыми взносами только в случае документального подтверждения произведенных работником расходов.

Однако суды трех инстанций указали, что спорные выплаты, исходя из их направленности и экономического содержания, являются возмещением расходов, связанных с выполнением работниками своей работы, произведенных с разрешения или ведома работодателя, в связи с чем не являются доходом (экономической выгодой) работника. Данные выплаты не связаны с трудовым результатом, зависят от количества фактически проведенного вне места жительства времени и относятся к категории компенсационных выплат. Они не являются вознаграждением работников за исполнение ими трудовых обязанностей, не включены в систему оплаты труда или его стимулирования. Следовательно, указанные суммы не могут включаться в базу для начисления страховых взносов. А ссылку проверяющих на письмо Минтруда России суд первой инстанции отверг, поскольку данное письмо не обладает признаками нормативного документа и не обязательно для применения. Определением Верховного суда РФ от 11.11.2016 № 304-КГ16-14616 было отказано в передаче дела в Судебную коллегию по экономическим спорам. Аналогичные выводы содержатся в определениях Верховного суда РФ от 23.08.2016 № 307-КГ16-10531, от 19.04.2016 № 307-КГ16-2722, от 01.06.2016 № 307-КГ16-5452, от 24.09.2015 № 304-КГ15-11792.

Читайте так же:  Может ли получить выписку из егрюл физическое лицо

Отметим, что в вышеуказанных спорах речь шла о страховых взносах, исчисляемых в соответствии с Законом № 212-ФЗ. Однако несмотря на то что правила исчисления страховых взносов, содержащиеся в Законе № 212-ФЗ и Налоговом кодексе, совпадают, налоговики придерживаются позиции, что сложившаяся судебная практика по страховым взносам, принятая на основании норм Закона № 212-ФЗ, утратившего силу с 1 января 2017 г., применению не подлежит (письма ФНС России от 14.09.2017 № БС-4-11/[email protected], от 23.08.2017 № БС-4-11/[email protected]). Поэтому если компания при отсутствии подтверждающих документов не будет облагать страховыми взносами компенсационные выплаты работникам, такие действия приведут к спорам с налоговиками. А судебная практика по данному вопросу на основании норм НК РФ еще не сформировалась.

Суд разъяснил, в каком случае компенсация за разъездной характер работы облагается страховыми взносами

Суммы компенсаций, выплачиваемые сотрудникам за разъездной характер работы, не включаются в базу для расчета страховых взносов во внебюджетные фонды. Но только при условии, если работодатель возмещает работникам фактические затраты. Если же выплаты производятся в фиксированном размере без подтверждающих документов, то они компенсациями не признаются, поскольку, по сути, не зависят от размера фактически понесенных затрат работником. Соответственно, на такие выплату нужно начислить страховые взносы. К данному выводу пришел ФАС Западно-Сибирского округа в постановлении от 01.11.13 № А45-29823/2012.

Напомним, что законодательно установленные компенсационные выплаты, связанные с выполнением работниками трудовых обязанностей, не облагаются страховыми взносами. Об этом сказано в подпункте «и» пункта 2 части 1 статьи 9 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ (далее — Закон № 212-ФЗ*). Перечень выплат, полагающихся тем, чья постоянная работа осуществляется в пути или имеет разъездной характер, приведен в статье 168.1 Трудового кодекса. В частности, таким работникам возмещаются расходы по проезду, найму жилья, суточные либо полевое довольствие. Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками определенных категорий работников, устанавливаются трудовым или коллективным договором (иным локальным нормативным актом).

Руководствуясь данными нормами, новосибирская компания на основании допсоглашений к трудовым договорам оплачивала своим сотрудникам служебные поездки в городском общественном транспорте в размере 2 тыс. рублей в месяц. На суммы компенсаций страховые взносы не начислялись. Однако проверяющие из управления ПФР рассуждали иначе. Поскольку спорные выплаты имели фиксированный размер, то они являются не компенсацией в смысле статьи 164 ТК РФ, а частью зарплаты. В итоге компания была оштрафована по пункту 1 статьи 47 Закона № 212-ФЗ. Организация обратилась в суд, но проиграла: суды всех инстанций приняли решения в пользу ПФР.

Арбитры напомнили, что базой для расчета страховых взносов являются выплаты, начисленные работнику в связи с выполнением им трудовых обязанностей. При этом есть два вида компенсационных выплат:
— связанные с особыми условиями труда и являющиеся частью зарплаты (ст. 129 ТК РФ);
— установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных предусмотренных законом обязанностей (ст. 164 ТК РФ).

Согласно статье 168.1 ТК РФ работодатель обязан возместить расходы работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер. Между тем фиксированную сумму нельзя рассматривать как компенсационную выплату, поскольку сотруднику не возмещаются понесенные им расходы; фактически от размера понесенных затрат указанные выплаты не зависят. В рассматриваемой ситуации работодатель выплачивал сотрудникам по 2 тыс. рублей в месяц. При этом он не объяснил, какие конкретно расходы несли работники, не представил документы, подтверждающие данные расходы. Учитывая изложенное, суды пришли к выводу, что спорные выплаты полностью соответствуют критерию компенсационных выплат в смысле статьи 129 ТК РФ и являются составной частью заработной платы. В связи с этим указанные суммы включаются в расчетную базу для начисления страховых взносов. При этом не имеет правового значения ни их название, ни способ формирования источника выплат данных сумм.

Видео (кликните для воспроизведения).

*Название закона – «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования».

Источники


  1. Астахов Жилье. Юридическая помощь с вершины адвокатского профессионализма / Астахов, Павел. — М.: Эксмо, 2009. — 320 c.

  2. Толчеев Н. К. Справочник судьи и адвоката по гражданским делам; ТК Велби, Проспект — М., 2014. — 262 c.

  3. Розен, Александр Прения сторон. Времена и люди / Александр Розен. — М.: Советский писатель. Ленинградское отделение, 2013. — 589 c.
  4. Хазиев, Ш. Н. Вопросы судебной экспертизы в деятельности Европейского Суда по правам человека / Ш.Н. Хазиев. — М.: Компания Спутник +, 2017. — 935 c.
  5. Общее образование. Школа, гимназия, лицей. Юридический справочник директора, учителя, учащегося. — М.: Альфа-пресс, 2013. — 592 c.
Налогообложение компенсаций за разъездной характер работы
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here